L'agrément des services de santé mentale

Premier accueil, analyse, diagnostic et traitement

Par une approche multidisciplinaire, en collaboration avec d'autres institutions et professionnels dans ce secteur, les SSM contribuent au diagnostic et au traitement psychiatrique, psychologique et psychosocial du / de la patient·e dans son milieu habituel de vie.

Ils offrent un premier accueil, une analyse et orientent la demande de tout·e patient·e. Par ailleurs, ils s’occupent de prévention en santé mentale. 

Chaque service de santé mentale assure le traitement des patient·e·s notamment par : 

• Le suivi, avec l'accord des médecins, de patient·e hébergé·e·s dans des institutions résidentielles ou hospitalières ou après leur hébergement. 
• Un travail qui vise à la réinsertion sociale de patient·e·s qui, suite à des problèmes psychiques, rencontrent des difficultés dans leur vie familiale, scolaire, professionnelle ou sociale. 
• Une collaboration avec tous les acteurs concernés, dont les médecins généralistes et les professionnels de soins extérieurs susceptibles de contribuer au traitement, avec l'accord du / de la patient·e ou de son représentant légal. 

S'il s'agit d'une personne fréquentant un établissement d'enseignement, les SSM associent au traitement le centre psychomédicosocial et le centre d'inspection médicale scolaire concernés. 

Sensibiliser à la santé mentale

Les services de santé mentale organisent ou collaborent à l'organisation d'activités de prévention dans le cadre de leurs missions générales ou de projets spécifiques qu'ils développent. 

Les activités de prévention portent notamment sur : 

• L'information, la sensibilisation et l'éducation en matière de santé mentale de la population présente sur leur territoire. 
• L'information, la sensibilisation et l'éducation en matière de santé mentale des travailleurs du réseau sanitaire et social de ce même territoire. 
• Des interventions spécifiques de prévention envers des groupes ciblés, plus particulièrement dans des lieux d'accueil de la petite enfance. 

Des projets en faveur des patient.e.s

Les services de santé mentale peuvent développer des projets spécifiques à destination des usagers de leur structure ou des personnes situées sur leur territoire. Ces initiatives, qui partent la plupart du temps des besoins des patient·e·s et des caractéristiques de leurs problèmes de santé, peuvent aussi s'adresser à des personnes extérieures à leur territoire. 

Ces projets spécifiques sont définis au sein d’une convention conclue entre la Cocom et le pouvoir organisateur du service. 

Coordination et information

Les services de santé mentale coordonnent leurs activités avec celles des travailleurs du réseau sanitaire et social de leur territoire.

Dans ce cadre, la finalité est : 

• De participer activement à la structure de partenariat local ou à défaut, de mettre en place des initiatives de coopération avec les professionnels concernés.
• D’entreprendre des démarches pour établir et formaliser des accords de partenariat écrits avec l’ensemble des acteurs publics et privés des secteurs sanitaires et médico-sociaux. 

Par ailleurs, les SSM peuvent conclure des conventions de collaboration avec d'autres établissements de santé, professionnels ou associations situés en dehors du territoire desservi et impliqués dans le champ de la santé mentale. 

Les SSM informent la population et les services médico-sociaux de leurs activités, ainsi que des aspects pratiques comme leur accessibilité et leurs permanences. 

Les conditions ?

Pour être agréé par le Collège réuni, le service de santé mentale doit avoir été créé à l'initiative d'une association sans but lucratif ou d'un service public, tel une commune, un centre public d'aide sociale ou une association visée à l'article 118 de la loi du 8 juillet 1976 organique des centres publics d'aide sociale. 

Les conditions de reconnaissance sont précisées dans l’ordonnance du 17 juillet 1997 relative à l'agrément et aux subventions des services de santé mentale et l’arrêté du 7 mai 1998 relatif aux procédures et normes d'agrément, à l'octroi de subventions et aux conventions concernant les services de santé mentale. 

Comment introduire une demande ?

Le pouvoir organisateur du service de santé mentale introduit la demande d'agrément ou de renouvellement d'agrément auprès des membres du Collège réuni, compétents pour la politique de santé. 

Cette demande est accompagnée d'un dossier administratif comprenant : 

1. L'identification du pouvoir organisateur, dont au moins le nom des personnes habilitées à représenter le service. S'il s'agit d'une association sans but lucratif : 
   • les statuts actualisés publiés au Moniteur belge.
   • la liste des membres de l'assemblée générale et du conseil d'administration. 
2. Une note spécifiant la manière dont il est répondu aux dispositions des articles 5 à 12 de l’ordonnance du 17 juillet 1997 relative à l'agrément et aux subventions des services de santé mentale et détaillant avec précision : 
   • les missions générales, 
   • le ou les projets spécifiques assumés par le service, 
   • ainsi qu'une copie des accords de partenariat et des conventions de collaboration. 
3. La description du territoire desservi par le service de santé mentale. Ce territoire s'entend soit sur une zone géographique définie rue par rue et limitée à un rayon de 5 km maximum autour du siège d'activité du service, étant entendu que la population concernée doit être au minimum de 25 000 personnes et au maximum de 100 000 personnes, soit d'une commune. Les membres du Collège réuni compétents pour la politique de santé peuvent, après avis du Conseil consultatif, accorder des dérogations. 
4. La composition de l'équipe, la fonction, la qualification, la formation et la durée des prestations de ses membres, conformément à la section 3 du chapitre III de l’arrêté du 7 mai 1998 relatif aux procédures et normes d'agrément, à l'octroi de subventions et aux conventions concernant les services de santé mentale.
5. Le nom de la ou des personnes chargées au sein de l'équipe de la direction médicale et de la coordination générale du service. 
6. Par centre d'activité, une attestation de sécurité-incendie, délivrée par le bourgmestre sur la base d'un rapport du service d'incendie, datant de moins d'un an. 
7. Une attestation d’assurance en responsabilité civile et professionnelle pour l'année en cours. 
8. Le plan des différents locaux affectés aux activités du service, ainsi que leur destination. 
9. Une copie, par centre d'activité, du contrat de location ou d'un acte d'achat ou portant un autre droit réel relatif au bien où le service exercera ses activités. 
10. L'organisation de la permanence d'accueil et notamment les heures d'ouverture du service. 

Le dossier est certifié sincère, complet et conforme. Il est daté et signé par la ou les personnes habilitées à représenter le service. 

Où envoyer la demande d'agrément ?

Toute demande d’agrément doit être envoyée :

Soit par courrier à l’adresse :

Vivalis 
Direction Santé et Aide aux Personnes
Rue Belliard 71, boîte 1 
1040 Bruxelles

Soit de façon numérique directement via la plateforme Irisbox

Chaque dossier doit contenir un formulaire/questionnaire complété en rapport avec l’objet de la demande, ainsi que les documents permettant à l’Administration d’analyser la demande. 
Liste des questionnaires / formulaires

Toute question relative à l’agrément des institutions de soins peut être envoyée à l’adresse suivante : agrements-erkenningen@vivalis.brussels

Si au cours de la période d’agrément, des modifications se produisent quant aux données de l'institution ayant donné lieu à (la prorogation de) l'agrément, elles doivent être immédiatement communiquées à l’Administration. 

Comment se déroule la procédure ?

• Agrément provisoire 
• Agrément 
• Refus d'agrément 
• Renouvellement d'agrément 
• Retrait d'agrément 
• Fermeture

Agrément provisoire

Après réception du dossier administratif, Vivalis (l'Administration) notifie au demandeur, par un accusé de réception, que le dossier est complet. Dans le cas contraire, ils réclament les éléments manquants. Lorsque le dossier est complet, l'administration instruit la demande. 

Avant d’accorder un agrément provisoire, l'Administration organise une visite sur place pour vérifier les normes de sécurité et d'architecture. Si le service peut fonctionner dans des conditions compatibles avec les normes exigées, les membres du Collège réuni, compétents pour la politique de santé, octroient un agrément provisoire. Tout agrément provisoire est renouvelable une fois, suivant les mêmes procédures. 

Pendant la durée de l'agrément provisoire, l'Administration effectue une deuxième visite, afin de vérifier le bon fonctionnement du service dans le respect des normes en vigueur. 

Agrément

Les membres compétents  du Collège réuni transmettent la demande d'agrément, le dossier administratif et les conclusions de l'enquête réalisée par l’Administration au Conseil consultatif de la Cocom. Les conclusions sont envoyées simultanément au demandeur. Celui-ci dispose d'un délai de 15 jours, à compter de la réception des conclusions, pour faire parvenir ses observations simultanément au Secrétariat du Conseil consultatif et aux membres compétents  du Collège réuni. 

Le Conseil consultatif examine la demande et transmet son avis dans les deux mois de sa saisine simultanément aux membres compétents  du Collège réuni et au demandeur. Celui-ci dispose d'un délai de 15 jours pour faire parvenir ses observations aux membres compétents  du Collège réuni. Si ce délai de deux mois est expiré, il est passé outre à l'exigence de l'avis du Conseil consultatif. 

Les membres compétents  du Collège réuni accordent ou refusent l'agrément. En cas d’agrément, le service l’appose de manière visible en français et en néerlandais. 

Refus d'agrément

En cas de refus d'agrément, le service doit être fermé dans les trois mois de la notification de la décision. 

Dans les 15 jours de la notification, le pouvoir organisateur peut, au moyen d'une réclamation, introduire un recours devant les membres compétents  du Collège réuni. Le recours suspend, jusqu'à la décision définitive, tous les effets de la décision. 

Les membres compétents  du Collège réuni communiquent sans tarder la réclamation et le dossier au Conseil consultatif. Dans les 15 jours de cette notification, le Conseil consultatif communique à l'appelant la date à laquelle l'affaire sera examinée et l'invite à comparaître, éventuellement assisté ou représenté par un avocat ou par un tiers porteur d'une procuration spéciale. 

Le Conseil consultatif émet son avis dans les 30 jours de la notification de la réclamation, quelle que soit la suite qui a été donnée à l'invitation à comparaître. Dans les 15 jours après que l'avis a été émis, il transmet ce dernier aux membres compétents  du Collège réuni. Dans le mois de la réception de l'avis, le Collège réuni prend une décision définitive. 

Renouvellement d'agrément

Un questionnaire est envoyé par l'administration au pouvoir organisateur en vue du renouvellement de l'agrément. Ce questionnaire doit être retourné dûment complété et signé dans les 30 jours de sa réception, accompagné du dossier administratif de la première demande d’agrément. 

La procédure de renouvellement de l'agrément est identique à celle de l'agrément du service. Le service reste agréé aussi longtemps que la décision des membres compétents  du Collège réuni n'est pas intervenue. 

Retrait d'agrément

Lorsque le service ne répond plus aux normes d'agrément, les membres compétents du Collège réuni notifient sa proposition de retrait au pouvoir organisateur et en communiquent une copie au Conseil consultatif. 

Le pouvoir organisateur dispose d'un délai de 15 jours, à partir du jour de la notification, pour introduire un mémoire justificatif auprès du Conseil consultatif. Simultanément, il transmet une copie de son mémoire aux membres compétents du Collège réuni. 

Le Conseil consultatif examine la proposition de retrait d'agrément et transmet son avis aux membres compétents  du Collège réuni dans les 60 jours de la communication de la proposition. La décision des membres compétents  du Collège réuni relative au retrait d'agrément est notifiée au pouvoir organisateur. 

En cas de retrait de l'agrément, le service doit être fermé dans les trois mois de la notification de la décision. Le pouvoir organisateur peut introduire un recours devant les membres compétents  du Collège réuni selon la même procédure que pour le refus d’agrément. 

Une copie de la décision définitive est affichée, pendant trois mois, de façon visible, en lieu et place du panneau mentionnant l'agrément. 

Fermeture

En cas de fermeture volontaire d’un service, le pouvoir organisateur communique cette décision aux membres compétents  du Collège réuni, au plus tard trois mois avant sa mise en application. 

Pour des raisons urgentes de santé publique ou de sécurité, les membres compétents  du Collège réuni ordonnent immédiatement la fermeture provisoire du service. Le Conseil consultatif est simultanément informé de la mesure. 

Le Conseil consultatif informe alors sans délai le pouvoir organisateur de la date à laquelle l'affaire sera examinée et l'invite à faire valoir ses observations. Il émet son avis dans les 30 jours de sa saisine, indépendamment de la suite donnée à l'invitation à comparaître. Il transmet cet avis aux membres compétents  du Collège réuni dans les 15 jours qui suivent son rendu. Dans le mois de la réception de l'avis, le Collège réuni prend une décision définitive.