La mission d’une institution pratiquant la médiation de dettes, à l'exclusion de la conclusion d'un contrat de crédit, est de venir en aide de manière préventive et/ou curative aux personnes surendettées. Celles-ci rencontrent des difficultés financières ou sont dans l'impossibilité de faire face à leurs dettes exigibles ou à échoir. La médiation de dettes a pour but de trouver une solution durable au problème de surendettement. Elle vise à assurer à la personne endettée (débiteur) des conditions de vie conforme à la dignité humaine en l'aidant à respecter, dans la mesure du possible, ses engagements avec les créanciers. La médiation tend aussi à responsabiliser le débiteur en lui donnant les instruments d'une gestion budgétaire autonome.
Aucune institution ne peut s'engager dans la médiation de dettes sans être agréée par Vivalis.
Les conditions ?
L'agrément ne peut être accordé aux institutions que si elles :
- Affectent à la médiation de dettes un travailleur social diplômé disposant d'une formation spécialisée de 30 heures au moins en la matière ou disposant d'une expérience professionnelle utile d'au moins trois ans.
- Justifient l'occupation d'un docteur ou licencié en droit disposant de la formation ou de l'expérience professionnelle visée au point 1 ou concluent une convention avec un docteur ou licencié en droit répondant aux mêmes conditions ou, encore, concluent une convention avec l'Ordre des Avocats d'un barreau de Bruxelles.
- Ne poursuivent pas de but de lucre.
- Disposent de la personnalité juridique.
- Ont notamment pour objet social ou mission légale l'aide aux personnes en difficulté.
L’arrêté du Collège réuni du 15 octobre 1998 relatif à l'agrément, à la formation du personnel et au coût de la médiation des institutions pratiquant la médiation de dettes définit le contenu minimal de la formation spécialisée et la liste des diplômes requis.
De plus :
- Il ne peut être établi un manque d'honorabilité ou de désintéressement dans le chef de l’institution, ou dans celui d'un de leurs organes, mandataires ou préposés.
- Les fonctions de président, d'administrateur, de directeur ou de mandataire ne peuvent pas être confiées à une personne non réhabilitée, ayant encouru une peine d'emprisonnement d'au moins un mois, même avec sursis, pour une infraction prévue à l'arrêté royal n° 22 du 24 octobre 1934 portant interdiction à certains condamnés et aux faillis d'exercer certaines fonctions, professions ou activités
- Les institutions doivent jouir d'une indépendance suffisante vis-à-vis des personnes ou institutions exerçant une activité de prêteur ou d'intermédiaire de crédit.
Comment introduire une demande ?
L’institution doit introduire la demande d'agrément auprès de Vivalis, l'administration de la Commission Communautaire Commune par lettre recommandée ou contre accusé de réception.
La demande d'agrément doit être accompagnée d'un dossier comprenant les documents suivants :
- La dénomination, le siège et l'objet social de l'institution. S'il s'agit d'une association sans but lucratif, il comporte, en outre, ses statuts.
- Un aperçu des besoins constatés et des moyens qui seront mis en œuvre pour y remédier.
- La décision, prise par l'organe compétent de l'institution, de s'engager dans une activité de médiation des dettes.
- Le cas échéant, les comptes et budgets approuvés de l'institution des deux derniers exercices ainsi que le budget de l'exercice en cours.
- Le projet du tarif du coût de la médiation. Pour les institutions privées, ce coût doit être dans les limites du taux maximum qu'elles peuvent appliquer pour la médiation de dettes, tel que défini par Vivalis au premier janvier de chaque année. Les institutions publiques, autres que les centres publics d'aide sociale et les associations de centres publics d'aide sociale visées au chapitre XII de la loi du 8 juillet 1976 organique des centres publics d'aide sociale, ne peuvent réclamer aucune rétribution ni indemnité, en dehors des frais directement liés à la procédure de médiation de dettes ;
- L'attestation, signée par la personne habilitée à représenter l'organe compétent de l'institution et par chaque membre du personnel qui participe directement à l'activité de médiation de dettes, qu'elle ou il ne figure pas dans une des catégories énumérées à l'article 78 de la loi du 12 juin 1991 relative au crédit à la consommation.
- Le certificat attestant de la formation spécialisée ou la déclaration justifiant l'expérience professionnelle utile des personnes suivantes :
- Un travailleur social diplômé disposant d'une formation spécialisée de 30 heures au moins en matière de médiation de dettes ou disposant d'une expérience professionnelle utile d'au moins trois ans.
- Un docteur ou licencié en droit disposant d'une formation spécialisée de 30 heures au moins en matière de médiation de dettes ou disposant d'une expérience professionnelle utile d'au moins trois ans :
- Qui est employé par l'institution, ou
- Avec qui l’institution a conclu une convention, ou,
- Pour lequel l’institution a conclu une convention avec l'Ordre des Avocats d'un barreau de Bruxelles
- Le certificat de bonne vie et mœurs du personnel qui participe directement à l'activité de médiation de dettes.
- Le cas échéant, l'acte par lequel l'institution est engagée dans une concertation locale ou la convention de partenariat passée avec les pouvoirs publics locaux.
- L'engagement d'assurer l'accueil et le traitement des dossiers des personnes qui consultent l'institution en français ou en néerlandais, selon leur choix linguistique.
- Un document attestant que l'institution dispose d'un local séparé qui garantisse la discrétion et la confidentialité de la consultation.
La demande ainsi constituée est signée par la personne habilitée à représenter l'organe compétent de l'institution.
Où envoyer la demande d'agrément ?
Toute demande d’agrément doit être envoyée :
Soit par courrier à l’adresse :
Vivalis
Direction Santé et Aide aux Personnes
Rue Belliard 71, boîte 1
1040 Bruxelles
Soit de façon numérique directement via la plateforme Irisbox
Chaque dossier doit contenir un formulaire/questionnaire complété en rapport avec l’objet de la demande, ainsi que les documents permettant à l’Administration d’analyser la demande.
Liste des questionnaires / formulaires
Toute question relative à l’agrément des institutions de soins peut être envoyée à l’adresse suivante : agrements-erkenningen@vivalis.brussels
Si au cours de la période d’agrément, des modifications se produisent quant aux données de l'institution ayant donné lieu à (la prorogation de) l'agrément, elles doivent être immédiatement communiquées à l’Administration.
Comment se déroule la procédure ?
Agrément
L'Administration planifie une visite sur place pour contrôler la conformité aux normes d’agrément.
Si cette instruction conclut au respect des normes d'agrément, les membres du Collège réuni, compétents pour l'Aide aux personnes, transmettent la demande accompagnée du dossier administratif, à la section des institutions et services de l'action sociale de la Commission de l'aide aux personnes du Conseil consultatif de la Cocom.
Le Conseil consultatif examine la proposition d'agrément. Il transmet son avis aux membres compétents du Collège réuni dans les 60 jours de sa saisine et le communique à l'institution. Celle-ci dispose d'un délai de 15 jours pour faire parvenir ses observations aux membres compétents du Collège réuni. Les membres compétents du Collège réuni prennent une décision après la réception de l'avis du Conseil consultatif. Celle-ci est notifiée au gestionnaire.
L'agrément est octroyé pour une période de six ans à dater du jour de sa notification. Il est renouvelable par période de six ans et n'est pas cessible.
Refus d'agrément
Si l'instruction de l'Administration conclut au non-respect des normes d'agrément, les membres compétents du Collège réuni notifient une proposition de refus d'agrément au responsable de l'institution et en donnent copie au Conseil consultatif (section des institutions et services de l'action sociale).
Le Conseil consultatif examine la proposition de refus d'agrément. Il transmet son avis aux membres compétents du Collège réuni dans les 60 jours de sa saisine et le communique à l'institution. Celle-ci dispose d'un délai de 15 jours pour faire parvenir ses observations aux membres compétents du Collège réuni.
Les membres compétents du Collège réuni prennent une décision après la réception de l'avis du Conseil consultatif, qui est notifiée au gestionnaire.
Retrait d'agrément
Lorsque l'institution ne répond plus aux normes d'agrément, les membres compétents du Collège réuni notifient une proposition de retrait aux responsables et en donnent copie à la section compétente du Conseil consultatif.
Le responsable de l'institution dispose d'un délai de 15 jours, à partir du jour de la notification, pour introduire un mémoire justificatif auprès de la section compétente du Conseil consultatif. Simultanément, il transmet une copie de son mémoire aux membres compétents du Collège réuni.
Le Conseil consultatif examine la proposition de retrait d'agrément et transmet son avis dans les 60 jours de sa saisine et le communique à l'institution. Celle-ci dispose d'un délai de 15 jours pour faire parvenir ses observations aux membres compétents du Collège réuni.
Les membres compétents du Collège réuni prennent une décision après la réception de l'avis du Conseil consultatif, qui est ensuite notifiée au gestionnaire.
Renouvellement d'agrément
Au plus tard six mois avant l'expiration de la période de validité de l'agrément, l'Administration envoie un questionnaire à l'institution. Celle-ci renvoie à l'Administration le questionnaire complété accompagné :
- Des documents 3°, 4°, 5°, 7° et 8° de la demande d'agrément.
- Des documents 1° et 6° de la demande d'agrément, si des modifications y ont été apportées.
Lorsqu'il est satisfait à cette condition, l'agrément est prolongé provisoirement jusqu'à la nouvelle décision des membres compétents du Collège réuni.
Lorsque la demande est complète, elle est instruite par l'Administration. Si cette instruction conclut au respect des normes d'agrément, les membres compétents du Collège réuni transmettent la demande, accompagnée du dossier administratif, au Conseil consultatif. Si, par contre, cette instruction conclut au non-respect des normes d'agrément, les membres compétents du Collège réuni notifient une proposition de refus d'agrément au responsable de l'institution et en donnent copie au Conseil consultatif.
Le Conseil consultatif examine la proposition de refus ou de renouvellement d'agrément. Il transmet son avis aux membres compétents du Collège réuni dans les 60 jours de sa saisine et le communique à l'institution. Celle-ci dispose d'un délai de 15 jours pour faire parvenir ses observations aux membres compétents du Collège réuni.
Les membres compétents du Collège réuni prennent une décision après la réception de l'avis du Conseil consultatif qui est ensuite notifiée au gestionnaire.
Les conditions après l'agrément
Les institutions agréées doivent respecter les obligations suivantes :
- Mentionner l'agrément, notamment sur tout document relatif à la médiation de dettes destiné aux tiers et à l'entrée de leurs locaux accessibles au public.
- Ne pratiquer une médiation de dettes à la demande d'une personne aidée par un CPAS de la Région de Bruxelles-Capitale qu'à la condition de prévenir le centre concerné et de le tenir régulièrement informé du suivi du dossier.
- Informer le Collège réuni dans les 30 jours de toute modification des statuts et des désignations d'administrateurs, de la cessation de l'activité de médiation de dettes ou lorsqu'elles ne remplissent plus les conditions d'agrément fixées par l’ordonnance du 7 novembre 1996.
- Transmettre au Collège réuni un rapport annuel d'activités dans le courant du premier trimestre qui suit l'exercice et se soumettre au contrôle des agents chargés du respect des dispositions de l’ordonnance du 7 novembre 1996.
- Transmettre ce rapport annuel aux CPAS compétents.