Comment se calcule la subvention organique ?
Afin de déterminer la subvention, une enveloppe prévisionnelle est calculée forfaitairement pour chaque service de santé mentale, en additionnant :
- Le coût théorique des rémunérations de l'équipe fixée par l'agrément et par la convention pour les projets spécifiques. Les fonctions que doit assurer l’équipe pluridisciplinaire du service de santé mentale, sont définies à l’article 15 de l’ordonnance du 17 juillet 1997 relative à l'agrément et aux subventions des services de santé mentale. Le coût théorique des rémunérations de l’équipe est calculé en déterminant :
- Une des échelles pour chaque fonction, rattachée à l'indice pivot 105,20 (base 1996), comme fixé à l’annexe 1 de l’arrêté du 7 mai 1998 relatif aux procédures et normes d'agrément, à l'octroi de subventions et aux conventions concernant les services de santé mentale.
- Une ancienneté moyenne.
- Un coefficient multiplicateur couvrant notamment les charges sociales et autres primes ou avantages sociaux.
Le montant maximum des coûts généraux d'exploitation.
Les coûts généraux d'exploitation incluent les frais liés au fonctionnement du SSM ainsi que les frais liés aux tâches de gestion comptable et administrative. Le montant maximal des coûts généraux d'exploitation est arrêté par le Collège réuni.
En fonction du cadre du service agréé, les coûts admissibles sont plafonnés à :- 14.874 € pour 4 prestations de travail à temps plein.
- 16.113 € pour 5 et 6 prestations de travail à temps plein.
- 17.353 € pour 7 et 8 prestations de travail à temps plein.
- 18.592 € pour 9 et 10 prestations de travail à temps plein.
- 19.831 € pour 11 prestations de travail à temps plein et plus.
Un montant supplémentaire de 2.479 € est octroyé par siège d'activité supplémentaire reconnu.
- Une partie variable
La partie variable couvre les autres frais de personnel et d'exploitation nécessaires au respect des obligations fixées dans l'agrément et la convention.
Le montant de l'enveloppe prévisionnelle est majoré annuellement d'un coefficient arrêté par le Collège réuni, après concertation avec les représentants des pouvoirs organisateurs et des travailleurs des services de santé mentale.
L'enveloppe prévisionnelle constitue le montant maximum de la subvention que peut percevoir chaque service de santé mentale. La subvention ne peut être accordée qu'en vue de couvrir les frais justifiés.
Comment introduire une demande ?
Tout service de santé mentale agréé a automatiquement droit à la subvention dans les limites des crédits budgétaires disponibles. Il n'y a donc aucune démarche à faire.
Quel est le rythme de paiement ?
La subvention est liquidée annuellement sur la base d'un décompte final. Les honoraires, allocations et participations aux frais perçus par l'équipe, sont déduits du montant final de la subvention. Ils y sont cependant rajoutés à concurrence de 3/5e, et en totalité pour les honoraires médicaux, si le service les affecte à des frais de rémunération ou de fonctionnement. Cette affectation doit être justifiée.
Des avances trimestrielles égales au quart de l'enveloppe prévisionnelle sont liquidées au plus tard le :
- 15 février pour le premier trimestre de l'année civile,
- 15 mai pour le second trimestre,
- 15 août pour le troisième trimestre, et
- 15 novembre pour le quatrième trimestre. A cette période, l'avance est égale au cinquième de l'enveloppe prévisionnelle.
En cas de non-paiement d'une avance à l'échéance, des intérêts moratoires sont dus de plein droit et sans mise en demeure préalable, au taux interbancaire "Euribor" du jour de l'échéance.
Quand produire les justificatifs ?
Le décompte final de la subvention est établi annuellement sur la base des justificatifs fournis par le service de santé mentale. Ces justificatifs concernent obligatoirement les missions remplies par le service et le personnel subventionnés par la Cocom et ne peuvent être utilisés pour la justification d'autres subventions. Aucune dépense non justifiée ne sera prise en compte.
Le service introduit les justificatifs auprès de Vivalis, l'administration de la Commission Communautaire Commune, au terme du semestre écoulé, et au plus tard le 30 septembre de l'année en cours ainsi que le 31 mars de l'année suivante.
Par ailleurs, un bilan et un compte de résultats établis suivant les modèles repris dans l’arrêté du 7 mai 1998 relatif aux subventions des services de santé mentale, ainsi qu'un rapport d'activités sont transmis à l'Administration, pour le 31 mars de l'année suivante au plus tard.
Au cas où le montant total des avances trimestrielles dépasse celui de la subvention, la première avance trimestrielle liquidée est diminuée au prorata. En cas de fermeture du service, ledit montant est remboursé par le service.
Toute personne dont le pouvoir organisateur a omis de déclarer en tout ou en partie des honoraires, allocations et participations aux frais, n'entre pas en compte pour l'octroi de la subvention de l'année en cours.
Le décompte final est transmis à l’institution pour accord dans la quinzaine de sa notification.
Passé ce délai, le décompte est considéré comme approuvé. En cas de contestation, les membres du Collège réuni compétents pour la politique de santé statuent sur la base de tout document probant fourni par le service. Le cas échéant, le solde de la subvention est versé pour le 1er octobre de l'année suivante au plus tard.