Les conditions ?
Vivalis (l'Administration de la Commission communautaire commune (Cocom)) est compétente pour la fixation de normes et l’agrément des MSP. Iriscare, un organisme d'intérêt public de la Cocom est, quant à lui, compétent pour le financement de ces institutions.
Les conditions d’agrément sont précisées dans l'arrêté royal du 10 juillet 1990 fixant les normes pour l'agrément spécial des maisons de soins psychiatriques.
Comment introduire une demande ?
Le dossier de demande est accompagné des documents suivants :
- L'autorisation spécifique de mise en service et d'exploitation de la MSP.
- Un document mentionnant le nom du gestionnaire et du directeur de l'institution ; il est signé par les intéressés.
- La liste nominative du personnel soignant et paramédical avec leur qualification et numéro de visa, dont il ressort que l'institution répond aux normes imposées.
- Un plan du centre et le cas échéant, de ses antennes indiquant la destination des locaux et la manière d'y accéder ainsi que le nombre de lits dédiés aux résidents.
- Le cas échéant une copie de la convention conclue entre l'hôpital pour lequel l'agrément ou l'agrément d'un service est demandé et les institutions avec lesquelles une liaison fonctionnelle doit être assurée conformément aux normes d'agrément en vigueur.
- Le cas échéant, une attestation dûment signée et datée par le bourgmestre de la commune où est situé l'hôpital certifiant qu'il satisfait aux normes de sécurité contre l'incendie, sur la base du rapport établi par le service d'incendie. Cette attestation et ce rapport ne peuvent dater de plus d'un an au moment de l'introduction de la demande.
Où envoyer la demande d'agrément ?
Toute demande d’agrément doit être envoyée :
Soit par courrier à l’adresse :
Vivalis
Direction Santé et Aide aux Personnes
Rue Belliard 71, boîte 1
1040 Bruxelles
Soit de façon numérique directement via la plateforme Irisbox
Chaque dossier doit contenir un formulaire/questionnaire complété en rapport avec l’objet de la demande, ainsi que les documents permettant à l’Administration d’analyser la demande.
Liste des questionnaires / formulaires
Toute question relative à l’agrément des institutions de soins peut être envoyée à l’adresse suivante : agrements-erkenningen@vivalis.brussels
Si au cours de la période d’agrément, des modifications se produisent quant aux données de l'institution ayant donné lieu à (la prorogation de) l'agrément, elles doivent être immédiatement communiquées à l’Administration.
Comment se déroule la procédure ?
Agrément provisoire
L’Administration accuse bonne réception du dossier et indiquent, le cas échéant, quels documents manquent à l'appui de la demande d'agrément provisoire.
Si le dossier est complet et que l’institution peut fonctionner dans des conditions compatibles avec les normes exigées, l'agrément provisoire est délivré. Il produit ses effets à la date de la demande. Dans le cas contraire, il est refusé.
L'agrément provisoire est valable pour une durée de six mois, renouvelable sans limite.
Agrément
Pendant la durée de l'agrément provisoire, l'Administration vérifie si la MSP fonctionne conformément à toutes les normes exigées. Un rapport est établi. Il est transmis à l'institution qui dispose d'un délai de 15 jours, dès réception, pour faire valoir ses observations.
Le Conseil consultatif de la Cocom est saisi de la demande d'agrément de la MSP, qui doit être accompagnée :
- du rapport établi durant l'agrément provisoire ainsi que des éventuelles observations de l'institution ;
- du dossier de demande d'agrément de la MSP.
Le Conseil consultatif rend son avis. Celui-ci est transmis à l'institution qui dispose d'un délai de 15 jours pour faire valoir ses observations.
Le Collège réuni statue sur la demande d'agrément. La décision mentionne le nombre de lits et la localisation.
L'agrément est accordé pour un terme de six ans au plus qui peut être prorogé.
En cas de fermeture volontaire d'un établissement ou d'un service déterminé, le gestionnaire communique cette décision aux membres du Collège réuni, compétents pour la politique de santé et à l’Administration, trois mois au moins avant la date envisagée de la fermeture.
Prorogation d'agrément
Au plus tard trois mois avant l'expiration de la période de validité de l'agrément, l'Administration envoie un questionnaire au gestionnaire de la MSP en vue de sa prolongation. Ce questionnaire doit être retourné, dûment complété et signé, dans les 30 jours de sa réception, accompagné des documents suivants :
- La mention du nom du gestionnaire et du directeur de l'institution, ainsi que leur signature.
- Si des modifications ont été apportées :
- la liste nominative du personnel soignant et paramédical avec leur qualification et numéro de visa, dont il ressort que l'institution répond aux normes imposées.
- un plan du centre et le cas échéant, de ses antennes indiquant la destination des locaux et la manière d'y accéder ainsi que le nombre de lits dédiés aux résidents.
- Une nouvelle attestation de sécurité-incendie lorsque l'attestation précédente a été établie depuis plus de six ans ou lorsque les bâtiments ou les équipements ont fait l'objet de modifications susceptibles de remettre en cause la sécurité au sein de l'établissement.
Lorsque ces conditions sont remplies, l'agrément est prolongé provisoirement jusqu'à la décision des membres compétents du Collège réuni.
En vue de la prorogation de l'agrément, l'Administration opère un contrôle de l'institution concernée. Le rapport établi à cette occasion est soumis à l'institution qui dispose d'un délai de 15 jours, à compter de la réception du rapport, pour faire valoir ses observations.
Le Conseil consultatif est saisi de la demande de prorogation de l'agrément, qui doit être accompagnée :
- Du rapport établi durant l'agrément ainsi que des éventuelles observations de l'institution.
- Du dossier de demande de prorogation de l'agrément de la MSP.
Le Conseil consultatif rend son avis sur la demande de prorogation. Cet avis est transmis à l'institution qui dispose d'un délai de 15 jours pour faire valoir ses observations.
Le Collège réuni statue sur la demande de prorogation. La décision mentionne le nombre de lits et, le cas échéant, les services visés.
L'agrément ainsi prorogé est accordé pour un terme de six ans au plus qui peut être prorogé. Il prend effet le lendemain de la date de fin de l'agrément qu'il proroge.
Retrait d'agrément
Les membres compétents du Collège réuni peuvent, à tout moment, retirer l'agrément d'une MSP lorsque celle-ci ne répond plus aux normes et conditions requises.
Ils notifient une proposition motivée de retrait d'agrément au gestionnaire de l’institution et en communiquent une copie au Conseil consultatif.
Le gestionnaire dispose d'un délai de 15 jours, à partir du jour de la notification, pour introduire un mémoire justificatif auprès du secrétariat du Conseil consultatif. Simultanément, il transmet une copie de son mémoire aux membres compétents du Collège réuni.
Le Conseil consultatif examine la proposition de retrait d'agrément et transmet son avis aux membres compétents du Collège réuni. La décision sur le retrait d'agrément est motivée et notifiée au gestionnaire de l’institution.
Fermeture
Sauf recours introduit par le gestionnaire de l’institution, la décision des membres compétents du Collège réuni portant refus ou retrait de l'agrément entraîne la fermeture des lits concernés.
Leur décision produit ses effets à partir du 11e jour de sa notification. Après cette date, il n'est plus permis d'admettre des patient·e·s / résident·e·s dans l'institution concernée. Le gestionnaire doit veiller à ce que les patient·e·s / résident·e·s hospitalisé·e·s aient quitté l'institution dans les trois mois.
En cas de fermeture volontaire d'un établissement ou d'un service déterminé, le gestionnaire communique cette décision aux membres compétents du Collège réuni et à l’Administration, trois mois au moins avant la date envisagée de la fermeture.