L’agrément des initiatives d’habitations protégées

Les conditions

L'initiative de l'habitation protégée (IHP) doit émaner d'une association agréée d'institutions et de services psychiatriques, telle que visée au chapitre II de l'arrêté royal du 10 juillet 1990 fixant les normes d'agrément applicables aux associations d'institutions et de services psychiatriques. 

 Vivalis (l'Administration de la Commission communautaire commune (Cocom) est compétent pour la fixation des normes et l'agrément des associations d'institutions et de services psychiatriques ainsi que des places d'initiatives d'habitations protégées. Iriscare, un organisme d'intérêt public de la Cocom, est, quant à lui, compétent pour le financement des places d'initiatives d'habitations protégées . 

Les conditions d’agrément des IHP sont précisées dans l'arrêté royal du 10 juillet 1990 fixant les normes d'agrément des initiatives d'habitation protégée pour des patient·e·s psychiatriques. 
 

Comment introduire une demande ?

Le dossier de demande doit être composé des documents suivants : 

A. Pour un agrément/agrément provisoire/renouvellement d'agrément

1.  Le questionnaire (IHP-001 Demande agrément) complété et signé ;
    
2. Les statuts de l'asbl en cas de nouvelle asbl ou de modification des statuts ; 
    

3. Une copie de la convention écrite (reprenant les informations sur l'association), dont doit faire l'objet l'association, telle que reprise dans l'arrêté Royal du 10/07/1990 et approuvée par les membres du Collège réuni ; 

4. L'autorisation spécifique de mise en service et de l'exploitation de l'IHP, si cette dernière a été octroyée par une autre autorité compétente ; 

5. Le cas échéant, un plandes habitations communautaires et des bureaux mentionnant la destination des locaux et le nombre de places par habitation ; 

6. Une copie des conventions conclues entre l'IHP et un hôpital disposant d'index de lits A ou un hôpital psychiatrique ; 

7. Une copie des conventions  conclues entre  l'IHP et un Service ou Centre de Santé mentale;

8. Le cas échéant, une liste des institutions et/ou services avec lesquels l'IHP collabore et inscrit ses mission dans une offre de soins intégrée en plus de l'hôpital et du service de santé mentale ; 

9. Une attestation sur l'honneur certifiant que la réglementation applicable en matière de sécurité- incendie est respectée et le cas échéant, une attestation de sécurité-incendie délivrée et signée par le bourgmestre sur la base d'un rapport du service d'incendie ;

10. Une copie du règlement d'ordre intérieur (FR/NL)

11. Une copie vierge d'un contrat de séjour (FR/NL) ;

12. Le cas échéant, une copie de la convention signée avec le médecin spécialiste ;

13. Une copie du règlement relatif à la protection de la vie privée (FR/NL) ;

14. Un document reprenant les dates des 4 dernières concertations d'équipe ainsi que  les listes des membres du personnel présents à ces réunions

15. Le cas échéant, une copie du projet institutionnel de l'IHP;

16. Le Le cas échéant les contrats de travail des nouvelles personnes engagées après la dernière visite d'inspection ;

17. Le cas échéant, les diplômes des nouvelles personnes engagées après la dernière visite de contrôle et uniquement pour le personnel d'accompagnement et d'assistance;

18. Tout autre document pertinent et/ou ayant fait l'objet de modification depuis le dernier contrôle.

B. Pour une demande de relocalisation de places: voir le chapitre "Relocalisation de places ci-dessous).
 

C. Pour une autorisation spécifique de mise en service et d'exploitation de nouvelles places: lorsque qu'une association souhaite obtenir de nouvelles places IHP :

1. Le questionnaire (IHP-002 autorisation spécifique de mise en service et d'exploitation) complété et signé;

2. Un document dans lequel l'association justifie sa demande de nouvelles places IHP

3. Tout autre document pertinent et/ou ayant fait l'objet de modification depuis le dernier contrôle.
    

D. Pour une demande de dérogation aux normes

1. Le questionnaire (IHP-003 Demande de dérogation) complété et signé ;
    
2. Tout autre document pertinent et/ou ayant fait l'objet de modification depuis le dernier contrôle
    

Où envoyer la demande d'agrément ?

Toute demande d’agrément doit être envoyée :

Soit par courrier à l’adresse :

Vivalis 
Direction Santé et Aide aux Personnes
Rue Belliard 71, boîte 1 
1040 Bruxelles

Soit par courrier électronique à l’adresse :

agrements-erkenningen@vivalis.brussels 

Soit de façon numérique directement via la plateforme Irisbox

Chaque dossier doit contenir un questionnaire complété en rapport avec l’objet de la demande, ainsi que les documents permettant à l’Administration d’analyser la demande. 
La liste des questionnaires/formulaires en fonction des différentes activités et type d’institution est reprise ici.

Toute question relative à l’agrément des IHP peut être envoyée à l’adresse suivante : agrements-erkenningen@vivalis.brussels  

Si au cours de la période d’agrément, des modifications se produisent quant aux données ayant donné lieu à (la prorogation de) l'agrément, elles doivent être immédiatement communiquées à l’Administration. 

Comment se déroule la procédure ?

• Agrément provisoire 
• Agrément 
• Prorogation d'agrément 
• Relocation de place(s)
• Retrait d'agrément 
• Fermeture

Agrément provisoire

Cette procédure s'applique dans le cadre d'une première demande d'agrément. 

L'Administration accuse la bonne réception du dossier et indique, le cas échéant, quels documents manquent à l'appui de la demande d'agrément provisoire. 

Lorsque le dossier est complet et que l'IHP peut fonctionner dans des conditions compatibles avec les normes exigées, l'agrément provisoire est délivré. Il produit ses effets à la date de la demande. Dans le cas contraire, il est refusé. 

L'agrément provisoire est valable pour une durée d'un an renouvelable une fois.
 

Agrément

Pendant la durée de l'agrément provisoire, l’Administration vérifie si l'IHP fonctionne conformément aux normes requises. Un rapport est établi et transmis à l'IHP qui dispose d'un délai de 30 jours, à compter de la réception du rapport, pour faire valoir ses observations. 

Le Conseil consultatif  de la Cocom est ensuite saisi de la demande d'agrément de l'IHP accompagnée : 

• Du rapport établi durant l'agrément provisoire de l'IHP 

• D'éventuelles observations de l'IHP ;

Il rend son avis sur la demande d'agrément, et le transmet à l'IHP qui dispose d'un délai de 15 jours pour faire valoir ses observations. 

Les Ministres compétents statuent sur la demande d'agrément. La décision mentionne le nombre de places et leur localisation. 

L'agrément est accordé pour un terme de six ans au plus qui peut être prorogé.

Prorogation d'agrément

Au plus tard six mois avant l'expiration de la période de validité de l'agrément, un questionnaire est envoyé par l’Administration au gestionnaire de l’IHP en vue de la prolongation de l'agrément. Ce questionnaire doit être retourné, dûment complété et signé, dans les 60 jours de sa réception, accompagné des documents de 2. à 18. listés plus haut si des modifications ont été apportées depuis le dernier agrément. 

En vue de la prorogation de l'agrément, l'Administration opère un contrôle de l'IHP concernée. 

Le rapport établi par l'Administration à cette occasion est soumis à l'IHP qui dispose d'un délai de 30 jours, à compter de sa réception, pour faire valoir ses observations. 

Le Conseil consultatif est saisi de la demande de prorogation de l'agrément accompagnée : 

• Du rapport établi ; 

• Et d'éventuelles observations de l'IHP ; 

Il rend son avis et le transmet à l'IHP, qui dispose d'un délai de 15 jours pour faire valoir ses observations. 

Les Ministres compétents statuent sur la demande de prorogation d'agrément. La décision mentionne le nombre de places et leur localisation. 

L'agrément ainsi prorogé est accordé pour une période de six ans qui peut être prorogée. Il prend effet le lendemain de la date de fin de l'agrément qu'il proroge. 

Relocalisation de place(s)

Cette procédure s'applique si la localisation d'une ou de plusieurs place(s) agréée(s) change. 

Le gestionnaire de l'IHP informe l'Administration en cas de changement d'une adresse et/ou du nombre de place(s) agréée(s) à une adresse. 

Le dossier de demande de relocalisation doit être composé des documents suivants : 

1. Le questionnaire (IHP-001 Demande agrément) complété et signé ; 

2. Le cas échéant, un plan du ou des nouvelle(s) habitation(s) communautaire(s) et bureaux mentionnant la destination des locaux et le nombre de places par habitation ;

3. Une attestation sur l'honneur certifiant que la réglementation applicable en matière de sécurité- incendie est respectée et le cas échéant, une attestation de sécurité-incendie délivrée et signée par le bourgmestre sur la base d'un rapport du service d'incendie ;

4. Le cas échéant les contrats de travail des nouvelles personnes engagées après la dernière visite d'inspection; 

5. Le cas échéant, les diplômes des nouvelles personnes engagées après la dernière visite de contrôle et uniquement pour le personnel d'accompagnement et d'assistance;

6. Tout autre document pertinent et/ou ayant fait l'objet de modification depuis le dernier contrôle.

En vue de la relocalisation de place(s), l'Administration opère un contrôle de la ou des nouvelle(s) habitation(s) concernée(s).

Le rapport établi par l'Administration est soumis à l'IHP qui dispose d'un délai de 30 jours, à compter de sa réception, pour faire valoir ses observations. 

Le Conseil consultatif est saisi de la demande de relocalisation de place(s) accompagnée : 

• Du rapport établi ;

• Et d''éventuelles observations de l'IHP. 

Il rend son avis et le transmet à l'IHP, qui dispose d'un délai de 15 jours pour faire valoir ses observations. 

Les Ministres compétents statuent sur la demande de relocalisation de place(s). La décision mentionne le nombre de place(s) relocalisée(s) ainsi que la ou les nouvelle(s) adresse(s) concernée(s). 
 

Retrait d'agrément

Les Ministres compétents peuvent, à tout moment, retirer l'agrément d'une IHP lorsque celle-ci ne répond plus aux normes et conditions d'agrément. Ils notifient une proposition motivée de retrait d'agrément au gestionnaire de l’IHP et en communiquent une copie au Conseil consultatif. 

Le gestionnaire dispose d'un délai de 15 jours, à partir du jour de la notification, pour introduire un mémoire justificatif auprès du Secrétariat du Conseil consultatif. Simultanément, il transmet une copie de son mémoire aux Ministres compétents. 

Le Conseil consultatif examine la proposition de retrait d'agrément et transmet son avis aux Ministres compétents. 

La décision portant retrait d'agrément est motivée et notifiée au gestionnaire de l’institution. 

Fermeture

Sauf recours introduit par le gestionnaire de l’IHP, la décision des Ministres compétents portant refus ou retrait de l'agrément entraîne la fermeture des places concernées. 

Cette décision produit ses effets à partir du 11e jour de sa notification. Après cette date, il n'est plus permis d'admettre des habitants dans les habitations concernées. Le gestionnaire doit veiller à ce que l'accompagnement des habitants prenne fin dans les trois mois. 

En cas de fermeture volontaire d'une IHP, le gestionnaire communique cette décision aux Ministres compétents et à l’Administration, trois mois au moins avant la date envisagée de la fermeture.