Ils regroupent :
- Les centres offrant aux usagers un premier accueil, une analyse de leur situation, une orientation, un accompagnement et un suivi (également appelés "centres offrant un premier accueil social").
- Les centres offrant une aide sociale et un accompagnement psychologique aux prévenus, détenus, ex-détenus ou libérés conditionnels ainsi qu'à leurs proches (également appelés "services d'aide aux justiciables").
- Les centres de planning, qui proposent aux personnes, couples et familles un accueil, une information et un accompagnement psychologique, social et médical, en matière de vie affective et sexuelle.
Depuis la sixième réforme de l'Etat, l'agrément et la gestion des centres de planning relèvent de la compétence d'Iriscare, un organisme d'intérêt public de la Commission communautaire commune (Cocom).
Les conditions ?
Les conditions d’agrément des centres d'aide aux personnes sont fixées dans l’arrêté du Collège réuni du 9 décembre 2004.
Aucun centre ne peut être exploité sans une autorisation de fonctionnement provisoire ou un agrément.
Comment introduire une demande ?
Toute demande d'agrément doit être adressée aux membres du Collège réuni (les ministres) compétents pour la politique de l'aide aux personnes, accompagnée d'un dossier administratif comprenant les documents suivants :
- La mention du nom des représentants du pouvoir organisateur et du coordinateur du centre ainsi que leur signature.
- Une copie actualisée des statuts du centre, en français et néerlandais, ainsi que de la composition de ses organes de gestion, tels que publiés au MONITEUR BELGE. Pour une mutualité ou une union de mutualités, ou une autorité publique (voir l'article 4 de l'ordonnance du 7 novembre 2002 relative aux centres et aux services de l'aide aux personnes), il convient d'envoyer une copie de la délibération de l'organe compétent pour instituer le centre.
- Pour un centre existant : l'organigramme et la liste des personnes employées, ainsi que leur qualification et la durée de travail réellement prestée au cours du trimestre précédent. pour un centre opérant pour la première fois : l'organigramme, l'engagement de se conformer aux normes relatives au personnel et de faire parvenir semestriellement aux membres compétents du Collège réuni la liste des personnes employées, leur qualification et la durée de travail hebdomadaire.
- Un plan du centre et, le cas échéant, de ses antennes et la destination des locaux.
- Le cas échéant, une copie de la convention conclue entre le centre et les institutions avec lesquelles il doit assurer une liaison fonctionnelle, conformément aux normes d'agrément en vigueur.
- Une copie du rapport du Service d'Incendie et d'Aide Médicale Urgente de la Région de Bruxelles-Capitale (SIAMU) établi pour le centre, qui ne peut dater de plus de six mois au moment de l'introduction de la demande.
- Un certificat de bonnes vie et mœurs du coordinateur du centre ainsi que du personnel, daté au maximum d'un mois au moment de l'introduction de la demande.
- Un document définissant notamment :
- Les buts poursuivis par le centre.
- Les moyens mis en œuvre pour les atteindre.
- Les missions des membres du personnel.
- Le questionnaire d'identification du centre dûment complété et signé, disponible au bas de cette page.
Où envoyer la demande d'agrément ?
Toute demande d’agrément doit être envoyée :
Soit par courrier à l’adresse :
Vivalis
Direction Santé et Aide aux Personnes
Rue Belliard 71, boîte 1
1040 Bruxelles
Soit de façon numérique directement via la plateforme Irisbox
Chaque dossier doit contenir un formulaire/questionnaire complété en rapport avec l’objet de la demande, ainsi que les documents permettant à l’Administration d’analyser la demande.
Liste des questionnaires / formulaires
Toute question relative à l’agrément des institutions de soins peut être envoyée à l’adresse suivante : agrements-erkenningen@vivalis.brussels
Si au cours de la période d’agrément, des modifications se produisent quant aux données de l'institution ayant donné lieu à (la prorogation de) l'agrément, elles doivent être immédiatement communiquées à l’Administration.
Comment se déroule la procédure ?
- Autorisation de fonctionnement provisoire
- Agrément
- Renouvellement d'agrément
- Refus et retrait d'agrément
- Fermeture
Autorisation de fonctionnement provisoire
Après réception de l’ensemble des documents du dossier administratif, l'Administration notifie au pouvoir organisateur que la demande d'agrément est complète.
Avant d'accorder cette autorisation de fonctionnement provisoire, l'Administration planifie une visite afin de vérifier les normes de sécurité et d'architecture.
Si les conditions de fonctionnement du centre répondent aux normes en vigueur, l’autorisation provisoire est accordée pour une durée d'un an, renouvelable une fois. Elle est notifiée au pouvoir organisateur dans les 60 jours après la réception de la demande.
Agrément
Durant la période de l’autorisation de fonctionnement provisoire, l'Administration planifiera une deuxième visite du site pour évaluer son bon fonctionnement, conformément aux normes exigées.
Elle établit un rapport transmis à la fois aux membres compétents du Collège réuni et au pouvoir organisateur. Ce dernier dispose d'un mois pour faire valoir ses observations auprès des membres compétents du Collège réuni et du Conseil consultatif de la Cocom (la section des institutions et services de l'action sociale). La section émet ensuite un avis sur la demande d'agrément, lequel est transmis aux membres compétents du Collège réuni et au pouvoir organisateur. Le pouvoir organisateur dispose d'un délai de 15 jours pour faire parvenir ses observations aux membres compétents du Collège réuni.
Après réception de l'avis de la section, les membres compétents du Collège réuni peuvent formuler, dans les six mois de l'expiration de l'autorisation de fonctionnement provisoire, soit une décision d'agrément, soit un refus d'agrément. L'agrément est accordé pour un terme de cinq ans pouvant être renouvelé.
En cas de fermeture volontaire d’un centre, le pouvoir organisateur communique cette décision aux membres compétents du Collège réuni trois mois avant sa mise en application.
Renouvellement d'agrément
L'Administration envoie un questionnaire au pouvoir organisateur du centre en vue du renouvellement de l'agrément. Ce questionnaire doit être retourné, dûment complété et signé, dans les 30 jours de sa réception, accompagné :
- Des documents 1° et 7° du dossier administratif de la demande d’agrément (cf. supra).
- Des documents 2°, 3°, 4° et 8° du dossier administratif de la demande d’agrément si des modifications ont été apportées (cf. supra).
- D’un nouveau rapport des pompiers lorsque :
- le rapport précédent a été établi depuis plus de cinq ans ; ou
- les bâtiments ou les équipements ont fait l'objet de modifications susceptibles de remettre en cause la sécurité du centre.
Ces conditions remplies, l'agrément est renouvelé provisoirement jusqu'à la décision des membres compétents du Collège réuni. Cette procédure de renouvellement est similaire à celle de l’agrément (visite du site par l'Administration, avis du Conseil consultatif…).
Refus et retrait d'agrément
Si l'Administration conclut au non-respect de tout ou partie des normes d'agrément, les membres compétents du Collège réuni notifient une proposition de refus d'agrément au pouvoir organisateur et la communiquent à la section compétente du Conseil consultatif de la Santé et de l'Aide aux personnes de la Cocom. Le pouvoir organisateur informe le personnel de cette proposition de refus.
La même procédure s’applique lorsqu’un centre ne répond plus aux normes d'agrément.
Dans ces deux cas, le Secrétariat du Conseil consultatif informe, dans les 15 jours, le pouvoir organisateur de la date à laquelle l'affaire sera examinée et l'invite à faire valoir ses observations et à comparaître devant le Conseil consultatif. Le pouvoir organisateur peut éventuellement être assisté ou représenté par un avocat ou un tiers porteur d'une procuration spéciale.
Après examen de la proposition de refus ou de retrait d'agrément, quelle que soit la suite qui a été donnée à l'invitation de comparaître, la section compétente du Conseil consultatif transmet son avis aux membres compétents du Collège réuni, dans les trois mois de la proposition.
La décision des membres compétents du Collège réuni de refus ou retrait d'agrément est notifiée dans les 15 jours au pouvoir organisateur et au bourgmestre de la commune où est établi le centre.
Fermeture
La décision des membres compétents du Collège réuni de refus ou retrait d’un agrément entraîne la non-ouverture ou la fermeture du centre, à la date de sa notification. Dès ce moment, le pouvoir organisateur ne peut ou ne peut plus accueillir de nouveaux usagers. Il est tenu d'assurer l'accueil des usagers présents dans un autre centre ou un autre service, dans un délai de trois mois.
Le pouvoir organisateur doit informer les usagers ainsi que le personnel, de la décision ministérielle de refus ou de retrait d'agrément ainsi que de ses conséquences. Il doit afficher visiblement un avis sur la façade du centre, conformément au modèle repris à l'annexe I à l’arrêté du 9 décembre 2004 du Collège réuni relatif à l'agrément et au mode de subventionnement des centres d'aide aux personnes. Cet avis indique la date à laquelle la décision produit ses effets.
Lorsque des raisons d'extrême urgence de santé publique ou de sécurité le justifient, Le Collège réuni peut ordonner, par décision motivée et à titre conservatoire, la fermeture immédiate du centre ou service. En cas de fermeture immédiate d’un centre ou service destiné à héberger des personnes, le pouvoir organisateur est tenu de veiller à leur évacuation immédiate.
Tout comme dans le refus ou retrait d’agrément, le pouvoir organisateur est invité à faire valoir ses observations et à comparaître devant le Conseil consultatif.
Le Collège réuni prend une décision définitive après avis de la section compétente du Conseil consultatif.
Formulaires
Téléchargez les formulaires des Centres d'aide aux personnes ci-dessous :