Assistant administratif – Service 'Coordination & Appui transversal' – Direction 'Coordination & Procédures' (h/f/x)
En tant qu'assistant administratif au sein de la direction "Coordination & Procédures", la fonction exige de :
Assurer la vérification et la liaison avec les directions concernées, pour le suivi des factures liées aux activités de Vivalis dans le cadre des marchés publics et des contrats ;
Assurer le suivi des procédures du secrétariat du Conseil Consultatif pour l'organisation des réunions et l'utilisation des outils de gestion, en concertation avec les services concernés ;
Contribuer au partage de l'information liée aux procédures ou aux activités budgétaires du service et mettre à jour les tableaux de bord ;
Contribuer au monitoring de la centralisation des contrats de l'administration ;
Offrir un support administratif aux différents services à chaque étape des marchés publics et veiller à la mise à jour des tableaux de suivi et des dossiers ;
Garantir un soutien auprès du management de la direction "Coordination & Procédures" et des Fonctionnaires dirigeants pour l'organisation et le suivi des réunions ;
Participer aux projets ou animer des sessions de travail menées par le service.
Vivalis est l’Administration de la Commission communautaire commune (Cocom).
Ayant la mission d'améliorer la vie de tous les Bruxellois sur le plan social et de la santé, elle a l'ambition de devenir l'administration de référence dans ces matières.
Vivalis rassemble une centaine de collaborateurs au sein d’une administration active, bilingue, où l'expertise, le sens de la collaboration, l'égalité de traitement et le souci du service aux citoyen sont les valeurs centrales.
Vivalis se compose de quatre directions, d’un service d’étude et d'un service "Communication" :
"Santé & Aide aux Personnes" : octroi et renouvellement des agréments des institutions, octroi de subsides, élaboration de nouvelles ordonnances ou d’arrêtés, ... ;
"Contrôle" : contrôle administratif et contrôle financier des institutions agréées ou subventionnées par la Cocom ;
"Coordination & Procédures" : services transversaux d’appui aux autres directions (RH, coordination administrative, service juridique, Infrastructure) ;
"Budget & Finances" : contrôle du respect des budgets fixés et de la bonne gestion des dépenses ;
L' "Observatoire de la Santé et du Social", un service d’étude.
L’assistant administratif travaillera au sein du service "Coordination & Appui transversal", sous la supervision du directeur "Coordination & Procédures" et du premier attaché, responsable du service "Coordination & Appui transversal".
- Barème B101 [min. 34.260,81 € ; max. 61.018,61 €] indexé selon le coefficient d’augmentation en vigueur (2,0807 au 01/06/2024) ;
- Chèques-repas d’une valeur faciale de 8 euros par jour presté (avec une retenue de 1,09 €) ;
- Assurance hospitalisation, en ce compris enfant(s) et conjoint (jusqu’à 66 ans inclus) ;
- Accessibilité aisée via les transports en commun ;
- Gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail ;
- Possibilité d’une indemnité vélo et ou d’un abonnement Villo!.
Diplôme demandé ou équivalence : Le candidat à l’emploi d’assistant administratif doit être porteur d’un diplôme de l’enseignement supérieur de type court (graduat ou bachelier).
Expérience demandée (si exigée)
Qualités recherchées: conseiller expert, gestionnaire d'informations, chef ou collaborateur de projets, gestionnaire de dossiers, représentant de la COCOM
Atouts : La connaissance de la deuxième langue bruxelloise est un atout.
- Horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine ;
- Possibilité de télétravailler ;
- 35 jours de congé par an ;
- Service social (avantages collectifs et individuels de nature culturelle, sportive, récréative ou festive) ;
- Nombreuses possibilités de formation ;
- Possibilité de bénéficier d’allocations de bilinguisme avantageuses.
Déroulement du recrutement :
Les candidats devront réaliser un test écrit préalable, à distance, qui visera à évaluer leurs compétences techniques. Il durera 30 minutes et devra être finalisé et nous être renvoyé, au plus tard, la veille de l'entretien, à 18:00.
L'entretien de sélection se tiendra devant une commission de sélection qui aura pris connaissance du test. Il durera 45 minutes environ et visera à analyser les compétences professionnelles en rapport avec les exigences de la fonction, la connaissance de notre administration ainsi que la motivation, les intérêts et affinités avec le domaine d'activité.
Certaines questions de l'entretien sont formulées selon la méthode STAR. La méthode STAR est une technique d'entretien comportemental semi-structurée, où STAR signifie Situation, Tâche, Action et Résultat. Il vous est demandé pour chaque compétence, de décrire une situation (professionnelle) que vous avez vécue. Ensuite, vous êtes invité à développer les tâches, votre rôle et les actions que vous avez prises dans cette situation. Enfin, il vous est demandé de décrire le résultat final obtenu.
Si vous êtes porteur d'un handicap et que vous avez besoin de certains aménagements pour pouvoir participer à la procédure de sélection, vous pouvez prendre contact avant le 02/01/2025 avec Monsieur Julien Van Bockstaele soit par mail via jobs@vivalis.brussels, soit par téléphone 02/552.01.21. Les candidatures envoyées à cette adresse mail ne seront pas prises en considération.
Les données à caractère personnel transmises via Softgarden dans le cadre de cette annonce ont pour unique finalité de procéder au recrutement de l’emploi décrit ci-dessus. Elles ne seront traitées que pour la présente annonce et ne seront en aucun cas transmises à des tiers. Softgarden ne conserverais donc ces données que le temps nécessaire au traitement de ce recrutement. Pour toute question concernant la protection des données et en cas de souhait d'exercice de votre droit d'accès à vos données, de rectification ou d'opposition, n’hésitez pas à prendre contact avec la personne déléguée à la protection des données à l’adresse : dataprotection@vivalis.brussels. Les candidatures envoyées à cette adresse mail ne seront pas prises en considération.
Tout acte de candidature comporte :
- le numéro de référence de cette procédure : 2024_CAT_B1_22;
- une lettre de motivation contenant un exposé des titres et expériences que le candidat fait valoir pour postuler à l'emploi ;
- un CV à jour.
Chaque candidature doit être envoyée vie le lien https://short.sg/j/51638788 pour le 02/01/2025 à minuit. Tout renseignement relatif au contenu de la fonction, à la procédure et à l’équivalence des grades peut être obtenu auprès de Madame Tiffany Pauwels, Assistante administrative - Service RH 02/552 01 11 ou de Madame Charlot Simoens, Assistante administrative - Service RH 02/552 01 33.
Seules les candidatures complètes (CV et lettre de motivation) seront prises en compte. Une première sélection se fera sur base des candidatures reçues. Les candidats correspondants le mieux au profil requis seront invités par téléphone à participer à un entretien devant une commission de sélection. Ces entretiens se tiendront du 16/01/205 au 27/01/2025 en présentiel (l'administration peut exceptionnellement recourir au distanciel). Aucun report de date ne sera possible.
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