Administratief assistent – Coördinatie en Transversale Ondersteuning – Directie Coördinatie en Procedures (m/v/x)
Als administratief assistent bij de directie 'Coördinatie en Procedures' vereist de functie:
De controle en samenhang waarborgen met de betrokken directies om de facturen op te volgen in verband met de activiteiten van Vivalis in het kader van de overheidsopdrachten en contracten;
De procedures opvolgen van het secretariaat van de Adviesraad om vergaderingen te organiseren en beheersinstrumenten te gebruiken, in overleg met de betrokken diensten;
Bijdragen tot het delen van informatie over begrotingsprocedures of -activiteiten van de dienst en boordtabellen bijwerken;
Bijdragen tot het toezicht op de centralisatie van contracten van de administratie;
Administratieve ondersteuning bieden aan de verschillende diensten bij elke fase van de overheidsopdrachten en ervoor zorgen dat de opvolgingstabellen en -dossiers worden bijgewerkt;
Ondersteuning bieden aan het management van de directie 'Coördinatie en Procedures' en aan de leidend ambtenaren om de vergaderingen te organiseren en op te volgen;
Meewerken aan projecten of werkvergaderingen van de dienst leiden.
Vivalis vormt de Administratie van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie (GGC).
Met de opdracht het leven van alle Brusselaars te verbeteren op het vlak van welzijn en gezondheid, streeft Vivalis ernaar de referentieadministratie te worden in die materies.
Vivalis brengt een honderdtal medewerkers bijeen in een actieve, tweetalige administratie waar deskundigheid, zin voor samenwerking, gelijke behandeling en zorg voor dienstverlening aan burgers de kernwaarden zijn.
Vivalis bestaat uit vier directies, een studiedienst en een dienst Communicatie:
'Gezondheid en Bijstand aan Personen': erkenningen van instellingen toekennen en vernieuwen, subsidies toekennen, nieuwe ordonnanties of besluiten uitwerken enz.;
'Controle': controleert de door de GGC erkende of gesubsidieerde instellingen administratief en financieel;
'Coördinatie en Procedures': levert transversale diensten om de andere directies te ondersteunen (HRM, administratieve coördinatie, juridische dienst, Infrastructuur);
'Begroting en Financiën': controleert de naleving van de vastgestelde budgetten en het goede beheer van de uitgaven;
Het 'Observatorium voor Gezondheid en Welzijn': een studiedienst.
De administratief assistent zal werken bij de dienst 'Coördinatie & Transversale ondersteuning'. Hij zal werken onder de supervisie van de eerste attaché, die verantwoordelijk is voor de dienst 'Coördinatie & Transversale ondersteuning', en de directeur 'Coördinatie en Procedures'.
- Weddeschaal B101 [min. 34.260,81 € ; max. 61.018,61 €] geïndexeerd volgens het huidige stijgingscoëfficiënt (2,0807 op 01/06/2024);
- Maaltijdcheques met een nominale waarde van 8 euro per gewerkte dag (met inhouding van 1,09 euro);
- Hospitalisatieverzekering, met inbegrip van kind(eren) en echtgeno(o)t(e) (tot en met 66 jaar);
- Vlot bereikbaar met het openbaar vervoer;
- Gratis openbaar vervoer voor het woon-werktraject;
- Mogelijkheid tot een fietsvergoeding en/of een Villo! Abonnement.
De kandidaat voor de functie van administratief assistent moet in het bezit zijn van een diploma hoger onderwijs van het korte type (graduaat of bachelor).
Gewenste kwaliteiten: deskundig adviseur, informatiebeheerder, projectleider of medewerker, dossierbeheerder, vertegenwoordiger van de GGC.
Pluspunt : Kennis van de tweede Brusselse taal is een pluspunt.
Flexibel uurrooster in de 38-urenweek;
Mogelijkheid tot telewerken;
35 dagen verlof per jaar;
Sociale dienst (collectieve en individuele voordelen van culturele, sportieve, recreatieve of feestelijke aard);
Tal van opleidingsmogelijkheden;
Mogelijkheid om interessante tweetaligheidstoelagen te verkrijgen.
Aanwervingsprocedure :
De kandidaten moeten vooraf een schriftelijke test afleggen, op afstand, om hun technische vaardigheden te beoordelen. Deze test duurt 30 minuten en moet uiterlijk om 18u de dag voor het sollicitatiegesprek afgewerkt en ingediend zijn.
Het selectiegesprek vindt plaats ten overstaan van een selectiecommissie die de test zal hebben ontvangen en doorgenomen. Het gesprek duurt ongeveer 45 minuten en heeft als doel de beroepsbekwaamheden te analyseren in relatie tot de vereisten van de functie, de kennis van onze administratie alsook de motivatie, interesses en affiniteiten met het werkterrein.
Sommige van de vraagstellingen zijn geformuleerd aan de hand van de STAR-methode. De STAR-methode is een semi-gestructureerde gedragsgerichte interviewtechniek, waarbij STAR staat voor Situatie, Taak, Actie en Resultaat. Voor elke competentie vragen we je om een (professionele) situatie te beschrijven die je zelf hebt meegemaakt. Daarna vragen we je om je taken of rol in die situatie toe te lichten en ook de acties die je toen hebt ondernomen. Tot slot vragen we je om het bekomen eindresultaat te beschrijven.
Als u een handicap hebt en bepaalde aanpassingen nodig hebt om aan de selectieprocedure te kunnen deelnemen, kunt u vóór 02/01/2025 contact opnemen met meneer Julien Van Bockstaele hetzij per e-mail via jobs@vivalis.brussels, hetzij per telefoon 02/552.01.21 Kandidatuurstellingen die naar dit mailadres verstuurd worden, zullen niet in aanmerking komen.
De persoonsgegevens die in het kader van deze vacature worden meegedeeld via Softgarden, zijn uitsluitend bestemd voor de aanwerving voor de hierboven beschreven functie. De informatie zal alleen worden verwerkt ten behoeve van deze vacature en zal in geen geval aan derden worden doorgegeven. Softgarden zal deze gegevens dan ook niet langer bewaren dan nodig is om deze aanwerving te verwerken. Indien u vragen hebt over gegevensbescherming, of indien u uw gegevens wenst te corrigeren of bezwaar wenst te maken, aarzel dan niet contact op te nemen met de verantwoordelijke voor gegevensbescherming op het volgende adres: dataprotection@vivalis.brussels.
Alle kandidaatstellingen moeten het volgende omvatten:
het referentienummer van deze procedure: 2024_CAT_B1_22;
een motivatiebrief met een toelichting over de kwalificaties en ervaring die de kandidaat kan voorleggen met betrekking tot de functie;
een bijgewerkt CV.
Elke kandidaatstelling moet via de link https://short.sg/j/51640128 verzonden worden ten laatste op 02/01/2025 voor middernacht. Alle informatie betreffende de inhoud van de functie, de procedure en de gelijkwaardigheid van graden kan worden verkregen bij Mevr. Tiffany Pauwels, Administratief assistente - Dienst HR 02/552 01 11 of Mevr. Charlot Simoens, Administratief assistente - Dienst HR 02/552 01 33.
Alleen volledige sollicitaties (cv en motivatiebrief) worden in aanmerking genomen. Een eerste selectie zal worden gemaakt op basis van de ontvangen sollicitaties. Kandidaten die het beste aan het vereiste profiel voldoen, worden telefonisch uitgenodigd voor een gesprek met een selectiecommissie. Deze gesprekken zullen plaatsvinden van 16/01/2025 tot 27/01/2025 in persoon (bij uitzondering kan de administratie beroep doen op videoconferentie). Uitstel van datum is niet mogelijk.
Download functieprofiel
Administratief assistent – Coördinatie en Transversale Ondersteuning – Directie Coördinatie en Procedures (m/v/x) (pdf, 208.67k)