Le contrôle financier

Vivalis a pour missions :

• De veiller à la surveillance financière générale des secteurs et des institutions qui relèvent de son périmètre de responsabilité, en vue d’obtenir une assurance raisonnable quant à leur bonne santé financière.
• De réaliser un contrôle financier des institutions à agréer ou agréées, permettant une meilleure gestion et un contrôle des agréments / autorisations.
• De réaliser un contrôle financier des dossiers de subventions, ex ante (en soutien à l’analyse des demandes de subventions) ou ex post (en soutien à l’analyse de l’utilisation des subsides et dotations).
• D’organiser les travaux du comité de crédits de la Commission communautaire commune.
• D’analyser les indicateurs financiers dans le cadre du suivi des contrats de gestion (Iriscare, New Samusocial asbl, Bruss’Help asbl, Abrumet asbl, Brusano asbl).

Globalement, on distingue deux cycles de contrôles : d'une part, un cycle de contrôle quinquennal. d'autre part, un cycle de contrôle annuel.

1. Le contrôle quinquennal des institutions à agréer ou agréées et les contrôles financiers thématiques

1.1. Le cycle de contrôle quinquennal des institutions à agréer ou agrées

Les contrôles financiers des institutions à agréer ou agréées sont effectués tous les 5 ans. Ils sont menés parallèlement aux contrôles administratifs.

Si le contrôle conduit à classer le dossier d’une institution dans la catégorie « orange » ou « rouge ». Un nouveau contrôle complet est organisé dans un délai de trois ans si le dossier est classé dans la catégorie « orange » et d’un an si le dossier est classé dans la catégorie « rouge ». Un dossier catégorisé « vert » bénéficie en principe d'un contrôle quinquennal.

1.2. Les contrôles financiers thématiques

Des contrôles financiers thématiques peuvent être organisés, par sondages aléatoires, auprès des institutions agréées et des organisations qui bénéficient d’une subvention ou d’une dotation.

Les contrôles thématiques, qui pourraient être envisagés au cours du premier cycle quinquennal, sont les suivants :

• Analyse des capitaux propres et du cash-flow opérationnel.
• Application des règles d’amortissement.
• Application des règles de provisions.
• Contrôle des méthodes d’estimation des coûts de personnel et des dépenses (barèmes, dispositions de licenciement, ...).
• Subventionnement multiple d’une même dépense.
• Bénéfices « anormaux ».
• Etc.

2. Le contrôle annuel des institutions à agréer ou agréées et des subventions facultative

2.1. Types de contrôle

Contrôles ex ante sur la santé financière

Dans le cadre du contrôle des institutions à agréer ou agréées, un contrôle de la santé financière des institutions est réalisé dans la mesure où la législation le prévoit ou si cela s’avère nécessaire.

Cela comprend l’analyse de la partie budgétaire et financière de la demande en question, et son appréciation, afin de communiquer une analyse objective et de donner les recommandations utiles aux Ministres compétents afin de leur permettre de prendre une décision éclairée. Dans ce cadre, le Service du contrôle financier de la Direction Contrôle peut apporter un soutien méthodologique ou analytique au bénéfice des directions Santé et Aide aux personnes et Budget-Finances, à leur demande, lorsque l’analyse de la demande de subvention facultative exige une expertise plus poussée.

Contrôles ex-post de l'utilisation et de la justification des subventions facultatives octroyées

Dans ce cadre, les peuvent apporter un soutien méthodologique ou analytique au bénéfice de la Direction Budget-Finances, à sa demande, lorsque la vérification de l’utilisation ou de la justification d’une subvention facultative octroyée exige la réalisation d’un contrôle financier plus poussé.

2.2. Méthodologie de contrôle

Les contrôles ex ante de la santé financière

Ces contrôles sont effectués sur base d’une analyse financière fondée sur la méthode de ratios de liquidité, de rentabilité et de solvabilité. L'objectif de ces contrôles est de pouvoir distinguer, d'une part, les institutions qui n'ont pas de problèmes financiers significatifs et, d'autre part, les institutions qui doivent être soumises à un contrôle financier plus approfondi.

Le rapport du contrôle financier va permettre d'apporter un éclairage suffisant sur la santé financière de l’institution concernée et sur les éventuels risques financiers qui auraient été détectés. C’est en connaissance de cause que nous pouvons dès lors poursuivre l’instruction de la demande de subvention facultative au bénéfice des Ministres compétents.

Les contrôles ex-post de l'utilisation des subventions facultatives

Nous effectuons un contrôle ex post, qui consistent notamment dans l’analyse des pièces justificatives, afin de vérifier l’utilisation des subventions octroyées. Le niveau des contrôles effectués dépend des questions et des risques qui sont mis en lumière. Au besoin, un contrôle sur place peut être effectué.

Les conclusions de ces contrôles sont compilées dans un rapport de contrôle financier qui reprend : l’origine et la nature du contrôle demandé, les contrôles effectués, les constatations faites et un avis concluant sur l'opportunité de procéder à une récupération de la subvention ou d’une partie de la subvention octroyée. Cette décision de récupération est prise par les Ministres compétents ou, par délégation, par les Fonctionnaires dirigeants et dirigeant adjoint.

2.3. Suivi des indicateurs financiers dans le cas des garanties (« Comité de crédit de la Commission communautaire commune »)

Outre la surveillance de la santé financière des institutions agréées et/ou subventionnées, il est également important de surveiller la santé financière des institutions qui bénéficient d’une autorisation d’emprunt ou de ligne de crédit, ou qui bénéficient d’une garantie d’emprunt.

Pour cela, nous effectuons une analyse financière et une recommandation qui vise à éclairer la prise de décision de l'administration ou des Ministres compétents. Cette analyse est communiquée par le biais d’un rapport d'analyse. Par ailleurs, nous réalisons également un suivi structurel des garanties octroyées.

2.4. Suivi des indicateurs financiers des contrats de gestion

Pour les institutions avec lesquelles l'administration a conclu un contrat de gestion, un suivi financier est nécessaire. À cet égard, notre administration apporte son expertise en amont des activités de contrôle par le biais de l'identification, de l'analyse et de l'appréciation d’indicateurs financiers clés, et en aval par l’analyse et le suivi des documents justificatifs transmis par les institutions concernées, et/ou par un rapportage régulier instauré ou prévu par un cadre conventionnel.