Vivalis heeft als opdracht:
- instaan voor het algemene financiële toezicht op de sectoren en instellingen die onder zijn verantwoordelijkheid vallen, om redelijke zekerheid te hebben over hun financiële gezondheid;
- een financiële controle uitvoeren op de erkende of te erkennen instellingen, waardoor een beter beheer en controle van de goedkeuringen/vergunningen mogelijk wordt;
- vooraf (ter ondersteuning van de analyse van de subsidieaanvragen) of achteraf (ter ondersteuning van de analyse van de aanwending van de subsidies en dotaties) een financiële controle uitvoeren van de subsidiedossiers;
- de werkzaamheden van het kredietcomité van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie organiseren;
- de financiële indicatoren analyseren in het kader van de opvolging van de beheersovereenkomsten (Iriscare, vzw New Samusocial, vzw Bruss'Help, vzw Abrumet, vzw Brusano).
Doorgaans worden twee controlecycli onderscheiden: een vijfjaarlijkse controlecyclus en een jaarlijkse controlecyclus.
1. De vijfjaarlijkse controlecyclus van de erkende of te erkennen instellingen en de thematische financiële controles
1.1. De vijfjaarlijkse controlecyclus van de erkende en te erkennen instellingen
De financiële controles van erkende of te erkennen instellingen volgen een vijfjaarlijks controleritme. Ze worden gelijktijdig uitgevoerd met de administratieve controles.
Als het resultaat van de financiële controle leidt tot de indeling van het dossier van een instelling in de categorie “oranje” of “rood”, wordt een nieuwe volledige controle georganiseerd na drie jaar als het dossier is ingedeeld in de categorie “oranje” en na een jaar als het dossier is ingedeeld in de categorie “rood”. Een dossier in de categorie "groen" wordt doorgaans binnen de vijf jaar gecontroleerd.
1.2. De thematische financiële controles
Thematische financiële controles kunnen via willekeurige steekproeven worden georganiseerd bij de erkende instellingen en de organisaties die een subsidie of dotatie ontvangen.
De thematische controles die tijdens de eerste vijfjaarlijkse cyclus kunnen worden overwogen zijn:
- een analyse van de eigen middelen en de operationele cashflow;
- de toepassing van de afschrijvingsregels;
- de toepassing van de provisieregels;
- een controle op de methodes voor de raming van de personeelskosten en de uitgaven (barema’s, ontslagregelingen ...);
- meervoudige subsidiëring van eenzelfde uitgave;
- “abnormale” winsten;
- enz.
2. De jaarlijkse controlecyclus van de erkende of te erkennen instellingen en van de facultatieve subsidies
2.1. Type controles
2.1.1. Ex-antecontroles op de financiële gezondheid
In het kader van de controle van de erkende of te erkennen instellingen wordt een controle op de financiële gezondheid van de instellingen uitgevoerd in zoverre de wetgeving hierin voorziet of als dit nodig zou blijken.
Dit omvat de analyse van het financiële en begrotingsgedeelte van de aanvraag in kwestie en de beoordeling ervan, zodat een objectieve analyse en nuttige aanbevelingen de bevoegde ministers in staat stellen om een goed onderbouwde beslissing te kunnen nemen.
In dit kader kan de dienst Financiële Controle van de directie Controle methodologische of analytische steun bieden aan de Directie Gezondheid en Bijstand aan Personen en de Directie Budget en Financiën, op hun verzoek, als de analyse van de facultatieve subsidieaanvraag een diepgaandere expertise vereist.
2.1.2. Ex-postcontroles op de aanwending en de verantwoording van facultatieve subsidies
In dit kader kan de dienst Financiële Controle van de directie Controle methodologische of analytische steun bieden aan de Directie Budget en Financiën, op haar verzoek, als de controle op de aanwending of de verantwoording van een toegekende facultatieve subsidie een diepgaandere financiële controle vereist.
2.2. Methode voor de controle
2.2.1. De ex-antecontroles op de financiële gezondheid
De controles worden uitgevoerd op basis van een financiële analyse volgens de methode van de liquiditeits-, rentabiliteits- en solvabiliteitsratio’s. Met deze controles wil men instellingen zonder noemenswaardige financiële problemen kunnen onderscheiden van instellingen die aan een grondigere controle moeten worden onderworpen.
Het financieel controleverslag maakt het mogelijk om voldoende duidelijkheid te bieden over de financiële gezondheid van de betrokken instelling en de mogelijke financiële risico’s. Met volledige kennis van zaken kan men daarna het onderzoek van de facultatieve subsidieaanvraag voor de bevoegde ministers voortzetten.
2.2.2. De ex-postcontroles op de aanwending van de facultatieve subsidies
Een ex-post controle, die voornamelijk bestaat uit de analyse van de verantwoordingsstukken, wordt uitgevoerd om de aanwending van de toegekende subsidies na te gaan. De inhoud van de uitgevoerde controles hangt af van de vragen die worden gesteld en de risico’s die werden gesignaleerd. Indien nodig kan ter plaatse een controle uitgevoerd worden.
De bevindingen van deze controles worden vermeld in een financieel controleverslag dat volgende elementen bevat: de oorsprong en de aard van de gevraagde controle, de uitgevoerde controles, de gedane vaststellingen en een sluitend advies over de mogelijkheid om de toegekende subsidie of een deel ervan terug te vorderen. Het zijn de bevoegde ministers of, via delegatie, de leidende en adjunct-leidende ambtenaar die beslissen over een terugvordering.
2.3. Opvolging van de financiële indicatoren in geval van garanties (“Kredietcomité van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie”)
Naast het toezicht op de financiële gezondheid van de erkende en/of gesubsidieerde instellingen is het ook belangrijk om de financiële gezondheid in het oog te houden van de instellingen die over een leningsmachtiging of kredietlijn beschikken of die een leninggarantie kregen.
Ze vertaalt zich concreet in de uitvoering van een financiële analyse en in een aanbeveling die toelichting wil geven bij de besluitvorming van de administratie of de bevoegde ministers. Die analyse wordt meegedeeld in de vorm van een analyseverslag. Daarnaast wordt een structurele opvolging van de toegekende garanties uitgevoerd.
2.4. Opvolging van de financiële indicatoren van de beheersovereenkomsten
Voor instellingen waarmee de administratie een beheersovereenkomst heeft gesloten, is een financiële opvolging noodzakelijk. In dit verband stelt de administratie haar expertise ter beschikking in aanloop naar de controles door financiële sleutelindicatoren te identificeren, te analyseren en te beoordelen en achteraf door de verantwoordingsstukken op te volgen die de betrokken instellingen hebben ingediend, en/of door regelmatige rapportering zoals vastgelegd of voorzien in een overeenkomst.