La subvention organique pour les centres d'aide d'urgence et d'insertion

Agrément pour ?

Les différents types de centres et de services qui existent à Bruxelles dans le domaine de la lutte contre le sans-abrisme sont classés en deux catégories : d’une part, les dispositifs d’urgence, qui répondent aux besoins les plus urgents des sans-abri, et d’autre part, les dispositifs d’insertion, qui sont davantage axés sur la réintégration à long terme et la sortie de la rue.

Dans la catégorie des dispositifs d’urgence, il est possible d’être agréé en qualité de :

1. Centre d’hébergement d’urgence : un service résidentiel géré par un pouvoir organisateur qui échappe à la maîtrise individuelle de son occupant et où le pouvoir organisateur organise un logement d’urgence de court ou moyen terme ainsi qu’un accompagnement psychosocial.
2. Centre d’accueil de jour : un service ouvert en journée géré par un pouvoir organisateur proposant aux personnes sans-abri un accueil, une prise en charge psychosociale, un service d’accompagnement administratif et au moins un des services d’aide à la vie quotidienne.

Dans la catégorie des dispositifs d’insertion, il est possible d’être agréé en qualité de :

1. Maison d’accueil : un service résidentiel géré par un pouvoir organisateur qui échappe à la maîtrise individuelle de son occupant et où le pouvoir organisateur organise un logement transitoire ainsi qu’un accompagnement visant à permettre, à terme, la réinsertion de la personne sans abri.
2. Service de guidance à domicile : un service assurant le suivi psychosocial, budgétaire ou administratif, au domicile des personnes en besoin de guidance qui en font la demande jusqu’à ce que ces personnes puissent être autonomes. Le service d’un CPAS de la région bilingue de Bruxelles-Capitale assure également un suivi de prévention contre l’expulsion des personnes ayant fait l’objet d’une information au CPAS dans le cadre d’une procédure d’expulsion.
3. Housing first : le service dont l’objet est de chercher et de procurer l’accès immédiat à un logement stable à une personne sans abri et de lui proposer un accompagnement psychosocial facultatif.
4. Travail de rue et maraude : le service mobile qui opère uniquement sur les terrains de vie des personnes sans abri et dans le respect de leurs demandes afin, d’une part, de répondre à leurs besoins et de les orienter vers les centres d’hébergement d’urgence et/ou, d’autre part, de les accompagner tout au long de leur parcours dans la marginalité avec pour finalité leur réinsertion sociale.

Sans agrément ou autorisation de fonctionnement provisoire, ces services ne peuvent être réalisés.

Attention : Les CPAS sont agréés d’office comme services de guidance à domicile.

Les conditions ?

Les conditions d’agrément sont reprises dans l’arrêté du Collège réuni du 9 mai 2019 relatif à l’agrément et au mode de subventionnement des centres d’aide d’urgence et d’insertion.

Comment introduire une demande ?

Le pouvoir organisateur adresse aux membres du Collège réuni chargés de la politique de l’aide aux personnes et, simultanément; à Vivalis, l'administration de la Commission Communautaire Commune, une demande d’agrément, accompagnée d’un dossier administratif comprenant les documents suivants :

1. Un document mentionnant le nom des représentants du pouvoir organisateur et du directeur / coordinateur du service, signé par les intéressés précités.
2. a) Lorsque le pouvoir organisateur est une personne morale visée à l’article 27, 1° à 5° de l’ordonnance du 14 juin 2018 relative à l’aide d’urgence et à l’insertion des personnes sans abri : une copie de la délibération de l’organe compétent pour instituer le centre ou service. 
   b) Lorsque le pouvoir organisateur est une personne morale définie à l’article 27, 6°, de l’ordonnance du 14 juin 2018 relative à l’aide d’urgence et à l’insertion des personnes sans abri : une copie actualisée des statuts publiés du service, établis en langues française et néerlandaise, ainsi que la composition de ses organes de gestion, tels que publiés au Moniteur belge.
3. a) Lorsqu’il s’agit d’un service existant : l’organigramme et la liste des personnes employées ainsi que leur qualification et la durée de travail réellement prestée au cours du trimestre précédent. 
   b) Lorsqu’il s’agit d’un service mis en exploitation pour la première fois ou d’un service qui introduit une demande d’agrément pour la première fois après l’entrée en vigueur du présent arrêté : l’organigramme et l’engagement de se conformer aux normes relatives au personnel et de faire parvenir semestriellement aux Ministres la liste des personnes employées ainsi que leur qualification et la durée de travail hebdomadaire.
4. Un plan indiquant les voies de communications internes du service et, le cas échéant, de ses antennes, la destination des locaux et, le cas échéant, le nombre de lits dans les chambres.
5. Le cas échéant, une copie de la convention conclue entre le service pour lequel l’agrément est demandé et les institutions avec lesquelles une liaison fonctionnelle doit être assurée conformément aux normes d’agrément en vigueur.
6. Une copie du rapport établi par le Service d’incendie et d’aide médicale urgente de la Région de Bruxelles-Capitale, en vertu de l’article 4 § 2 de l’ordonnance portant création d’un Service d’incendie et d’aide médicale urgente de la Région de Bruxelles-Capitale, en matière de sécurité contre l’incendie du centre ou service, étant entendu que ce rapport ne peut dater de plus de six mois au moment de l’introduction de la demande.
7. Un document définissant notamment :
   • Les buts poursuivis par le service.
   • Les moyens mis en œuvre pour atteindre ceux-ci.
   • Les services exercés ou qui seront exercés par le service.
   • Les agréments ou autorisations de fonctionnement provisoires déjà octroyés au service par Vivalis ou par toute autre autorité.
   • Les descriptions de fonction des membres du personnel, y compris, le cas échéant, celle de conseiller en matière de sécurité de l’information et de protection de la vie privée ainsi que celle de délégué à la protection des données.
   • Les profils des usagers.
   • Les éventuelles participations financières demandées aux usagers.
8.  Le questionnaire d’identification du service, délivré à cette intention par l’administration, dûment complété et signé.
9. Une copie du protocole d’accord et de collaboration relatif à l’échange de données conclu avec le coordinateur des dispositifs d’aide d’urgence et d’insertion, ou la preuve que le service y a adhéré.

Le pouvoir organisateur tient à disposition de l’administration l’extrait du casier judiciaire du directeur/coordinateur du service, ainsi que du personnel, daté de moins d’un mois au moment de l’introduction de la demande.

Où envoyer la demande d'agrément ?

Toute demande d’agrément doit être envoyée :

Soit par courrier à l’adresse :

Vivalis 
Direction Santé et Aide aux Personnes
Rue Belliard 71, boîte 1 
1040 Bruxelles

Soit de façon numérique directement via la plateforme Irisbox

Chaque dossier doit contenir un formulaire/questionnaire complété en rapport avec l’objet de la demande, ainsi que les documents permettant à l’Administration d’analyser la demande. 
La liste des questionnaires/formulaires en fonction des différentes activités et type d’institution est reprise ici.

Toute question relative à l’agrément des institutions de soins peut être envoyée à l’adresse suivante : sante-gezondheid@vivalis.brussels

Si au cours de la période d’agrément, des modifications se produisent quant aux données de l'institution ayant donné lieu à (la prorogation de) l'agrément, elles doivent être immédiatement communiquées à l’Administration. 

Comment se déroule la procédure ?

• Autorisation de fonctionnement provisoire 
• Agrément 
• Refus d'agrément 
• Retrait d'agrément 
• Renouvellement d'agrément

Autorisation de fonctionnement provisoire

L’administration accuse réception du dossier dans un délai de quinze jours à dater de sa réception et indique au service s’il est complet ou non et, dans ce cas, les données complémentaires encore à fournir sont adressées à l’administration dans un délai maximum de six mois. Passé ce délai, l’administration notifie au pouvoir organisateur que sa demande est irrecevable.

Vivalis octroie une autorisation de fonctionnement provisoire dans un délai de 60 jours au pouvoir organisateur qui introduit une demande d’agrément, pour une période renouvelable de 18 mois.

Agrément

L’administration prévoit un contrôle du service afin de vérifier la conformité aux normes d’agrément.

Au plus tard neuf mois avant la fin de l’autorisation de fonctionnement provisoire, l’administration établit un rapport sur la demande d’agrément, en précisant, le cas échéant, ses remarques. Le pouvoir organisateur peut formuler des observations concernant ce rapport dans un délai d'un mois à compter de sa réception.

Le dossier est ensuite transmis au Conseil consultatif de la santé et de l’aide aux personnes de la Cocom. Le pouvoir organisateur peut formuler des observations sur cet avis dans les 15 jours suivant sa réception.

Le Conseil consultatif examine la proposition d’agrément. Il envoie son avis au Collège réuni dans les 60 jours de sa saisine. Vivalis le communique au pouvoir organisateur. Le pouvoir organisateur dispose de 15 jours pour transmettre ses remarques en l’espèce au Collège réuni.

Enfin, au plus tard à l’expiration de l’autorisation de fonctionnement provisoire, Vivalis adopte soit une proposition de décision d’agrément, soit une proposition de décision de refus d’agrément. Vivalis notifie la proposition de décision au pouvoir organisateur. Le pouvoir organisateur informe le personnel de la décision prise.

L’agrément est valable pour une période renouvelable de maximum cinq ans.

Refus d'agrément

Si l’enquête de l’administration révèle la non-conformité aux normes d’agrément, Vivalis soumet une proposition de refus d’agrément au Conseil consultatif. Dans un délai de 15 jours, le Conseil consultatif notifie au pouvoir organisateur la date à laquelle l’affaire sera examinée. Le pouvoir organisateur peut faire valoir ses observations et comparaître devant le Conseil consultatif.

Le Conseil consultatif adresse son avis au Collège réuni dans les 60 jours de sa saisine. Vivalis le communique au pouvoir organisateur.

La décision de Vivalis portant refus d’agrément entraîne la cessation immédiate du service. Si la décision concerne un hébergement d’urgence ou une maison d’accueil, le pouvoir organisateur dispose de trois mois additionnels pour veiller à ce que les personnes hébergées aient quitté le centre.

Le pouvoir organisateur est tenu d’informer les personnes sans abri et les personnes en besoin de guidance ainsi que son personnel de la décision de refus d’agrément ainsi que des conséquences de la cessation du service, et d’afficher visiblement sur la façade du centre un avis annonçant la date à laquelle la décision produit ses effets.

Retrait d'agrément

Lorsqu’un centre ne répond plus aux normes d’agrément, l’administration adresse un avertissement au pouvoir organisateur l’invitant à se conformer aux conditions dans le mois qui suit la notification de l'avertissement. Si la situation nécessite une correction urgente, l’administration invite le pouvoir organisateur à se conformer immédiatement aux conditions.

Une copie de l’avertissement est adressée au Conseil consultatif et au bourgmestre de la commune concernée.

Si le centre ne se conforme pas aux conditions dans le délai fixé, Vivalis notifie au pourvoir organisateur une proposition de retrait d’agrément et en adresse une copie au Conseil consultatif et au bourgmestre de la commune concernée.

Le pouvoir organisateur informe le personnel de cette proposition de retrait.

Le Conseil consultatif informe, dans un délai de 15 jours, le pouvoir organisateur de la date à laquelle l'affaire sera examinée. Le pouvoir organisateur peut faire valoir ses observations et comparaître devant le Conseil consultatif.

Le Conseil consultatif examine la proposition de retrait d’agrément. Il adresse son avis au Collège réuni dans les 60 jours suivant la notification de la proposition.

La décision de Vivalis de retirer l’agrément est notifiée au pouvoir organisateur dans un délai de 30 jours.

La décision de Vivalis portant retrait de l’agrément ou de l’autorisation de fonctionnement provisoire entraîne la suppression de la subvention organique et la cessation immédiate du service. Si la décision concerne un hébergement d’urgence ou une maison d’accueil, le pouvoir organisateur dispose de trois mois additionnels pour veiller à ce que les personnes hébergées aient quitté le centre.

Le pouvoir organisateur est tenu d’informer les personnes sans abri et les personnes en besoin de guidance ainsi que son personnel de la décision de retrait d’agrément ainsi que des conséquences de la cessation du service, et d’afficher visiblement sur la façade du centre un avis annonçant la date à laquelle la décision produit ses effets.

Renouvellement d'agrément

Au plus tard six mois avant l’expiration de la période de validité de l’agrément, un questionnaire est envoyé par l'administration à l'institution. Ce questionnaire doit être retourné, complété, dans le mois, accompagné des documents suivants :

• Le document 1° de la demande d’agrément.
• Les documents 2°, 3°, 4° et 7° de la demande d’agrément, si des modifications ont été apportées.
• Un nouveau rapport des services d’incendie :
  • lorsque le rapport précédent a été établi il y a plus de cinq ans.
  • lorsque les bâtiments ou les équipements ont fait l’objet de modifications susceptibles de remettre en cause la sécurité dans le centre.

Le pouvoir organisateur tient à disposition de l’administration l’extrait du casier judiciaire du directeur/coordinateur du service, ainsi que du personnel, daté de moins d’un mois au moment de l’introduction de la demande de renouvellement.

L’administration accuse réception du dossier dans un délai de quinze jours à dater de sa réception et indique au centre s’il est complet ou non et, dans ce cas, les données complémentaires encore à fournir.

L’agrément est alors provisoirement prolongé jusqu’à ce que Vivalis décide du renouvellement.

Obligations après l'agrément

Les institutions agréées doivent se conformer aux obligations suivantes :

• La mention de l’agrément ou de l’autorisation de fonctionnement provisoire doit figurer sur tous les actes, factures, lettres, bons de commande et autres documents émanant du centre.
• Le nom et le numéro d’agrément ou d’autorisation de fonctionnement provisoire du centre font l’objet d’un affichage apparent à l’extérieur du centre.
• Communiquer à l’administration le règlement d’ordre intérieur et toute modification qui y est apportée ultérieurement.
• Notifier au Collège réuni un changement de siège social dans les deux mois suivant le déménagement.
• Notifier sans délai à l’administration toute modification substantielle concernant le respect des conditions d’agrément.
• trois mois avant la fermeture volontaire d’un centre ou la cessation d’un service pour lequel un agrément a été obtenu, communiquer cette décision au Collège réuni.