Assistant administratif ou assistante administrative pour la politique d'intégration des primo-arrivants
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Contenu de la fonction
L’assistant administratif donnera un support administratif aux activités de chacun des collaborateurs de e la cellule pour laquelle il sera affecté.
Il sera plus particulièrement amené à organiser et assurer le suivi des tâches administratives et organisationnelles pour un ou plusieurs supérieur(s) hiérarchique(s) de la direction "Santé & Aide aux Personnes" afin de le(s) soutenir dans l'accomplissement de leurs activités (gestion des dossiers des parcours d'accueil des primo-arrivants, gestion des contacts avec les communes bruxelloises et les bureaux d'accueil des primo-arrivants, …)
En tant qu'assistant administratif au sein de la direction "Santé & Aide aux Personnes", la fonction exige de :
Veiller à la coordination journalière des activités ;
Définir la priorité des questions, des e-mails, des dossiers, des notes pour la direction ;
Etablir un planning et s’assurer du suivi des différentes étapes d’un dossier, fixer les priorités, organiser son travail et suivre les tâches en collaboration avec le chef de service ;
Collaborer activement avec le chef de service afin de l’informer de l’état d’avancement des demandes, lui faire part des difficultés, se montrer proactif et proposer des solutions ;
Participer aux réunions avec les acteurs-clés et en assurer l’ordre du jour, la rédaction des PV et leur diffusion ;
Participer à la coordination officieuse de la réglementation en assistant le chef de service dans le suivi ou les changements de la réglementation et suggérer des modifications ;
Assurer la réception et la distribution des mémos, des avis, des textes, des documents, ..., entre la direction, les autres services ou les partenaires externes et rapporter correctement et au moment approprié.
Employeur
Ayant la mission d'améliorer la vie de tous les Bruxellois sur le plan social et de la santé, elle a l'ambition de devenir l'administration de référence dans ces matières.
Vivalis rassemble une centaine de collaborateurs au sein d’une administration active, bilingue, où l'expertise, le sens de la collaboration, l'égalité de traitement et le souci du service aux citoyen sont les valeurs centrales.
Vivalis se compose de quatre directions, d’un service d’étude et d'un service "Communication" :
"Santé & Aide aux Personnes" : octroi et renouvellement des agréments des institutions, octroi de subsides, élaboration de nouvelles ordonnances ou d’arrêtés, ... ;
"Contrôle" : contrôle administratif et contrôle financier des institutions agréées ou subventionnées par la Cocom ;
"Coordination & Procédures" : services transversaux d’appui aux autres directions (RH, coordination administrative, service juridique, Infrastructure) ;
"Budget & Finances" : contrôle du respect des budgets fixés et de la bonne gestion des dépenses ;
L'"Observatoire de la Santé et du Social", un service d’étude.
L’assistant administratif travaillera au sein de la direction "Santé & Aide aux Personnes". Il sera associé en particulier à l'équipe développant la politique d'intégration des primo-arrivants.
Offre
- Barème B101 [min. 34.260,81 € ; max. 61.018,61 €] indexé selon le coefficient d’augmentation en vigueur (2,0807 au 01/06/2024) ;
- Chèques-repas d’une valeur faciale de 8 euros par jour presté (avec une retenue de 1,09 €) ;
- Assurance hospitalisation, en ce compris enfant(s) et conjoint (jusqu’à 66 ans inclus) ;
- Accessibilité aisée via les transports en commun ;
- Gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail ;
- Possibilité d’une indemnité vélo et ou d’un abonnement Villo!.
Profil
Diplôme demandé ou équivalence : Le candidat à l’emploi d’assistant administratif doit être porteur d’un diplôme de l’enseignement supérieur de type court (graduat ou bachelier).
Qualités recherchées: conseiller, expert de processus, gestion de connaissances, gestionnaire de dossiers.
Une connaissance de l'intégration des primo-arrivants est un atout.
Une expérience dans une administration publique ou une connaissance de l'administration publique est un atout.
La connaissance de la deuxième langue bruxelloise est un atout.
Avantages
- Horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine ;
- Possibilité de télétravailler ;
- 35 jours de congé par an ;
- Service social (avantages collectifs et individuels de nature culturelle, sportive, récréative ou festive) ;
- Nombreuses possibilités de formation ;
- Possibilité de bénéficier d’allocations de bilinguisme avantageuses.
Procédure de sélection
Déroulement du recrutement :
Les candidats devront réaliser un test écrit préalable, à distance, qui visera à évaluer leurs compétences techniques. Il durera 30 minutes et devra être finalisé et nous être renvoyé, au plus tard, la veille de l'entretien, à 18:00.
L'entretien de sélection se tiendra devant une commission de sélection qui aura pris connaissance du test. Il durera 45 minutes environ et visera à analyser les compétences professionnelles en rapport avec les exigences de la fonction, la connaissance de notre administration ainsi que la motivation, les intérêts et affinités avec le domaine d'activité.
Certaines questions de l'entretien sont formulées selon la méthode STAR. La méthode STAR est une technique d'entretien comportemental semi-structurée, où STAR signifie Situation, Tâche, Action et Résultat. Il vous est demandé pour chaque compétence, de décrire une situation (professionnelle) que vous avez vécue. Ensuite, vous êtes invité à développer les tâches, votre rôle et les actions que vous avez prises dans cette situation. Enfin, il vous est demandé de décrire le résultat final obtenu.
Si vous êtes porteur d'un handicap et que vous avez besoin de certains aménagements pour pouvoir participer à la procédure de sélection, vous pouvez prendre contact avant le 02/11/2024 avec Madame Charlot Simoens soit par mail via jobs@vivalis.brussels, soit par téléphone 02/552.01.33. Les candidatures envoyées à cette adresse mail ne seront pas prises en considération.
Les données à caractère personnel transmises via Softgarden dans le cadre de cette annonce ont pour unique finalité de procéder au recrutement de l’emploi décrit ci-dessus. Elles ne seront traitées que pour la présente annonce et ne seront en aucun cas transmises à des tiers. Softgarden ne conserverais donc ces données que le temps nécessaire au traitement de ce recrutement. Pour toute question concernant la protection des données et en cas de souhait d'exercice de votre droit d'accès à vos données, de rectification ou d'opposition, n’hésitez pas à prendre contact avec la personne déléguée à la protection des données à l’adresse : dataprotection@vivalis.brussels. Les candidatures envoyées à cette adresse mail ne seront pas prises en considération.
Postuler
Tout acte de candidature comporte :
- le numéro de référence de cette procédure : 2022_BE_B1_20 ;
- une lettre de motivation contenant un exposé des titres et expériences que le candidat fait valoir pour postuler à l'emploi ;
- un CV à jour.
Chaque candidature doit être envoyée vie le lien https://short.sg/j/49761333 pour le 02/11/2024 à minuit. Tout renseignement relatif au contenu de la fonction, à la procédure et à l’équivalence des grades peut être obtenu auprès de Madame Tiffany Pauwels, Assistante administrative - Service RH 02/552 01 11 ou de Madame Charlot Simoens, Assistante administrative - Service RH 02/552 01 33.
Seules les candidatures complètes (CV et lettre de motivation) seront prises en compte. Une première sélection se fera sur base des candidatures reçues. Les candidats correspondants le mieux au profil requis seront invités par téléphone à participer à un entretien devant une commission de sélection. Ces entretiens se tiendront du 18/11/2024 au 29/11/2024 en présentiel (l'administration peut exceptionnellement recourir au distanciel). Aucun report de date ne sera possible.