Erkenning van centra voor noodhulp en inschakeling

Erkenning voor?

De verschillende soorten centra en diensten die in Brussel bestaan op het gebied van de strijd tegen dakloosheid worden geclassificeerd in twee soorten categorieën: enerzijds noodhulpvoorzieningen, die voorzien in de meest dringende behoeften van daklozen, en anderzijds inschakelingsvoorzieningen, die meer gericht zijn op re-integratie op lange termijn en het verlaten van de straat.

Binnen de categorie van noodhulpvoorzieningen kan je erkend worden als:

1. Centrum voor noodopvang: een organiserende instantie die een verblijfsdienst beheert die niet individueel beheerst wordt door haar bewoner en waar de organiserende instantie een spoedhuisvesting van korte of middellange termijn en een psychosociale begeleiding organiseert;
2. Centrum voor dagopvang: een organiserende instantie die een dienst organiseert die overdag geopend is en die daklozen een opvang, een psychosociale tenlasteneming, een administratieve begeleidingsdienst en ten minste één van de diensten voor hulp bij het dagelijkse leven biedt;

Binnen de categorie van inschakelingsvoorzieningen kan je erkend worden als:le d’être agréé en qualité de :

1. Onthaalhuis: een organiserende instantie die een verblijfsdienst beheert die niet individueel beheerst wordt door haar bewoner en waar de organiserende instantie een tijdelijke huisvesting organiseert en een begeleiding die tot doel heeft de dakloze op termijn opnieuw te integreren;
2. Dienst voor thuisbegeleiding: de dienst die voorziet in de psychosociale, budgettaire of administratieve thuisbegeleiding bij begeleidingsbehoeftigen die dit vragen, totdat deze mensen zelfstandig kunnen zijn. De dienst van een OCWM van het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad zorgt ook voor een opvolging ter voorkoming van de uithuiszetting van mensen over wie het OCMW informatie heeft gekregen in het kader van een uithuiszettingsprocedure;
3. Housing first-dienst: de dienst die gericht is op het zoeken naar en het verschaffen van onmiddellijke toegang tot stabiele huisvesting voor een dakloze en die hem een facultatieve psychosociale begeleiding aanbiedt;
4. Dienst voor straathoekwerk en daklozenronde: de mobiele dienst die enkel in de leefomgevingen van daklozen actief is en hun verzoeken in acht neemt om enerzijds in hun behoeften te voorzien en hen te begeleiden naar noodopvangcentra, en/of hen anderzijds te begeleiden gedurende hun volledige traject in de marginaliteit, met als uiteindelijk doel hun sociale herinschakeling.

Zonder erkenning of voorlopige werkingsvergunning mogen deze diensten niet verricht worden.

Opgelet: OCMW’s worden van ambtswege erkend als dienst voor thuisbegeleiding.

Voorwaarden

De erkenningsvoorwaarden staan vermeld in het besluit van het Verenigd College van 9 mei 2019 betreffende de erkenning en de subsidiëringswijze van de centra voor noodhulp en inschakeling.

Hoe dien je een aanvraag in?

De organiserende instantie stuurt naar de leden van het Verenigd College bevoegd voor het beleid inzake Bijstand aan Personen en tegelijkertijd naar Vivalis (de administratie) een erkenningsaanvraag, vergezeld van een administratief dossier dat de volgende documenten bevat:

1. een document dat de naam vermeldt van de vertegenwoordigers van de organiserende instantie en van de directeur/coördinator van de dienst, ondertekend door de voornoemde betrokkenen;
2. a) Indien de organiserende instantie een rechtspersoon is zoals bedoeld in artikel 27, 1° tot 5° van de ordonnantie van 14 juni 2018 betreffende de noodhulp aan en de inschakeling van daklozen: een kopie van de beraadslaging van het bevoegde orgaan om het centrum of de dienst op te richten;
   b) Indien de organiserende instantie een rechtspersoon is zoals gedefinieerd in artikel 27, 6° van de ordonnantie van 14 juni 2018 betreffende de noodhulp aan en de inschakeling van daklozen: een geactualiseerde kopie van de bekendgemaakte statuten van de dienst, opgesteld in het Frans en het Nederlands, en ook de samenstelling van de beheersorganen, zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad;
3. a) Indien het om een bestaande dienst gaat: het organisatieschema en de lijst van de tewerkgestelde personen, evenals hun kwalificatie en de werkduur die daadwerkelijk werd gepresteerd tijdens het vorig trimester; 
   b) indien het een dienst betreft die voor de eerste keer wordt uitgebaat of een dienst die voor de eerste keer na de inwerkingtreding van onderhavig besluit een erkenningsaanvraag indient: het organisatieschema en de verbintenis om zich te schikken naar de normen met betrekking tot het personeel en om elk semester aan de ministers de lijst te bezorgen van de tewerkgestelde personen, en ook hun hoedanigheid en de wekelijkse werkduur;
4. een plan met daarop de interne verbindingswegen van de dienst en desgevallend zijn antennes, de bestemming van de lokalen en desgevallend het aantal bedden in de kamers;
5. desgevallend een kopie van de overeenkomst gesloten tussen de dienst waarvoor de erkenning wordt gevraagd en de instellingen waarmee er een functionele verbinding moet gegarandeerd worden overeenkomstig de geldende erkenningsnormen;
6. een kopie van het verslag opgesteld door de Dienst voor Brandbestrijding en Dringende Medische Hulp van het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad, conform artikel 4 § 2 van de ordonnantie houdende oprichting van de Brusselse Hoofdstedelijke Dienst voor Brandweer en Dringende Medische Hulp, inzake de brandveiligheid van het centrum of de dienst met dien verstande dat dit verslag niet ouder mag zijn dan zes maanden op het ogenblik dat de aanvraag wordt ingediend;
7. een document dat in het bijzonder het volgende omschrijft:
   • de doelstellingen die nagestreefd worden door de dienst;
   • de middelen die ingezet worden om deze te bereiken;
   • de diensten die aangeboden worden of die zullen aangeboden worden door de dienst;
   • de voorlopige erkenningen of werkingsvergunningen die reeds door het Verenigd College of door een andere instantie aan de dienst zijn toegekend;
   • de functiebeschrijvingen van de personeelsleden, met inbegrip van, desgevallend, die van consulent inzake informatiebeveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer, en ook die van verantwoordelijke voor gegevensbescherming;
   • de profielen van de gebruikers;
   • de eventuele financiële bijdragen die aan de gebruikers gevraagd worden;
8.  de identificatievragenlijst van de dienst, daartoe afgeleverd door de administratie, zorgvuldig ingevuld en ondertekend;
9. een kopie van het samenwerkings- en protocolakkoord betreffende de uitwisseling van gegevens afgesloten met de coördinator van de noodhulpvoorzieningen en de inschakelingsvoorzieningen, of het bewijs dat de dienst daarmee heeft ingestemd.

De organiserende instantie houdt een uittreksel uit het strafregister van de directeur/coördinator van de dienst, evenals van het personeel, ter beschikking van de administratie dat minder dan één maand oud is op het ogenblik dat de aanvraag wordt ingediend.

Waar moet de aanvraag voor erkenning naartoe gestuurd worden?

De aanvragen kunnen opgestuurd worden:

- ofwel per post:

Vivalis 
Directie Gezondheid en Bijstand aan Personen
Belliardstraat 71 bus 1
1040 Brussel

- ofwel digitaal via het Irisbox plateform 

Ieder dossier moet een ingevuld formulier/vragenlijst bevatten die verband houdt met het doel van de aanvraag, en ook de documenten die de administratie in staat stellen de aanvraag te analyseren.
De lijst met formulieren/vragenlijsten voor de verschillende activiteiten en soorten instellingen is hier te vinden.

Elke vraag met betrekking tot de goedkeuring van zorginstellingen kan worden gestuurd naar het volgende adres: agrements-erkenningen@vivalis.brussels

Hoe verloopt de procedure?

• Voorlopige werkingsvergunning 
• Erkenning 
• Weigering van de erkenning 
• Intrekking van de erkenning 
• Hernieuwing van de erkenning

Voorlopige werkingsvergunning

Binnen de vijftien dagen nadat de administratie het aanvraagdossier heeft ontvangen, zal zij een ontvangstbevestiging sturen en daarbij laten weten of het dossier al dan niet volledig is, en indien het niet volledig is, welke bijkomende gegevens nog naar de administratie moeten verzonden worden binnen een maximumtermijn van zes maanden. Indien de bijkomende gegevens niet zijn ontvangen na deze termijn, is de aanvraag onontvankelijk.

Het Verenigd College kent binnen de zestig dagen een voorlopige werkingsvergunning toe aan de organiserende instantie die een aanvraag om erkenning indient, voor een hernieuwbare periode van 18 maanden.

Erkenning

De administratie plant een controle van de dienst om te controleren of de erkenningsnormen worden nageleefd.

Uiterlijk negen maanden vóór het verlopen van de tijdelijke werkingsvergunning stelt de administratie een verslag op over de erkenningsaanvraag, met, in voorkomend geval, vermelding van hun opmerkingen. De organiserende instantie kan binnen één maand na ontvangst van dit verslag hierover opmerkingen formuleren.

Vervolgens gaat het dossier naar de Adviesraad voor Gezondheids- en Welzijnszorg van de GGC. De organiserende instantie kan binnen de 15 dagen na ontvangst van dit advies hierover opmerkingen formuleren.

De Adviesraad onderzoekt het erkenningsvoorstel. Hij stuurt zijn advies aan het Verenigd College binnen de zestig dagen nadat hij is geadieerd. Het Verenigd College deelt het aan de organiserende instantie mee. De organiserende instantie heeft 15 dagen om hierover opmerkingen aan het Verenigd College over te maken.

Ten slotte neemt het Verenigd College, uiterlijk bij het verstrijken van de voorlopige werkingsvergunning, ofwel een voorstel van erkenningsbeslissing ofwel een voorstel van beslissing tot erkenningsweigering aan. Het Verenigd College betekent het voorstel van beslissing aan de organiserende instantie. De organiserende instantie brengt het personeel op de hoogte van de genomen beslissing.

De erkenning geldt voor een hernieuwbare periode van maximum vijf jaar.

Weigering van de erkenning

Als uit het onderzoek van de administratie blijkt dat de erkenningsnormen niet worden nageleefd, legt het Verenigd College een voorstel tot weigering van erkenning aan de Adviesraad voor. Binnen de 15 dagen deelt de Adviesraad aan de organiserende instantie de datum mee waarop de zaak zal worden onderzocht. De organiserende instantie kan haar opmerkingen geven en voor de Adviesraad verschijnen.

De Adviesraad stuurt zijn advies aan het Verenigd College binnen de zestig dagen nadat hij is geadieerd. Het Verenigd College deelt het aan de organiserende instantie mee.

De beslissing van het Verenigd College houdende weigering van de erkenning leidt tot de onmiddellijke stopzetting van de dienst. Indien de beslissing betrekking heeft op noodopvang of een onthaalhuis, dan beschikt de organiserende instantie over drie extra maanden om ervoor te zorgen dat de opgevangen personen het centrum hebben verlaten.

De organiserende instantie moet de daklozen en de begeleidingsbehoeftigen en ook haar personeel op de hoogte brengen van de beslissing tot weigering van erkenning en ook van de gevolgen van de stopzetting van de dienst en moet op de gevel van het centrum zichtbaar een bericht aanplakken met de datum waarop de beslissing uitwerking heeft..

Intrekking van de erkenning

Wanneer een centrum niet meer aan de erkenningsnormen voldoet, stuurt de administratie een waarschuwing aan de organiserende instantie waarin die verzocht wordt om zich binnen de maand volgend op de betekening van de waarschuwing in overeenstemming te brengen met de voorwaarden. Indien de situatie een dringende rechtzetting vereist, verzoekt de administratie de organiserende instantie om zich onmiddellijk in overeenstemming te brengen met de voorwaarden.

Een kopie van de waarschuwing wordt aan de Adviesraad en aan de burgemeester van de betrokken gemeente gericht.

Indien het centrum op de vastgestelde termijn voorwaarden niet naleeft, betekent het Verenigd College aan de organiserende instantie een voorstel tot intrekking van de erkenning en maakt ze een afschrift over aan de Adviesraad en de burgemeester van de betrokken gemeente.

De organiserende instantie licht het personeel in over dit voorstel tot intrekking.

De Adviesraad deelt binnen de vijftien dagen aan de organiserende instantie de datum mee waarop de zaak zal worden onderzocht. De organiserende instantie mag haar opmerkingen geven en voor de Adviesraad verschijnen.

De Adviesraad onderzoekt het voorstel tot intrekking van de erkenning. Hij stuurt zijn advies binnen de 60 dagen na de betekening van het voorstel mee aan het Verenigd College.

De beslissing van het Verenigd College houdende erkenningsintrekking wordt binnen de dertig dagen aan de organiserende instantie betekend.

De beslissing van het Verenigd College houdende intrekking van de erkenning of de voorlopige werkingsvergunning leidt tot afschaffing van de organieke subsidie en tot de onmiddellijke stopzetting van de dienst. Indien de beslissing betrekking heeft op noodopvang of een onthaalhuis, dan beschikt de organiserende instantie over drie extra maanden om ervoor te zorgen dat de opgevangen personen het centrum hebben verlaten.

De organiserende instantie moet de daklozen en de begeleidingsbehoeftigen en ook haar personeel op de hoogte brengen van de beslissing tot intrekking van erkenning en ook van de gevolgen van de stopzetting van de dienst en moet op de gevel van het centrum zichtbaar een bericht aanplakken met de datum waarop de beslissing uitwerking heeft.
 

Hernieuwing van de erkenning

Uiterlijk zes maanden voor de geldigheidsduur van de erkenning verstrijkt, stuurt de administratie een vragenlijst naar de instelling. Deze bezorgt binnen de maand de ingevulde vragenlijst aan de administratie terug, samen met:

• document 1 van de erkenningsaanvraag;
• de documenten 2, 3, 4 en 7 van de erkenningsaanvraag, als er wijzigingen werden aangebracht;
• een nieuw verslag van de brandweer:
  • indien het vorig verslag meer dan vijf jaar geleden werd opgesteld;
  • indien de gebouwen of de uitrusting het voorwerp uitmaakten van wijzigingen die de veiligheid in het centrum opnieuw in het gedrang kunnen brengen.

De organiserende instantie houdt een uittreksel uit het strafregister van de directeur/coördinator van de dienst, en van het personeel, ter beschikking van de administratie dat minder dan één maand oud is op het ogenblik dat de hernieuwingaanvraag wordt ingediend.

De administratie bezorgt een bewijs dat het dossier werd ontvangen binnen een termijn van vijftien dagen na ontvangst en laat aan het centrum weten of het al dan niet volledig is, en welke bijkomende gegevens de instelling eventueel nog moet overmaken.

De erkenning wordt dan voorlopig verlengd tot het Verenigd College over de hernieuwing beslist.

Verplichtingen na de erkenning

De erkende instellingen moeten de volgende verplichtingen nakomen:

• de erkenning of de voorlopige werkingsvergunning vermelden in alle akten, facturen, brieven, bestelbonnen en andere documenten die uitgaan van het centrum;
• de naam en het nummer van erkenning of voorlopige werkingsvergunning van het centrum goed zichtbaar aan de buitenkant van het centrum aanbrengen;
• het huishoudelijk reglement en elke latere wijziging ervan meedelen aan de administratie;
• het Verenigd College binnen de twee maanden volgend op de verhuis inlichten over een verandering van maatschappelijke zetel;
• iedere substantiële wijziging met betrekking tot naleving van de erkenningsvoorwaarden onmiddellijk ter kennis brengen van de Administratie;
• drie maanden voor een vrijwillig sluiting van een centrum of stopzetting van een dienst waarvoor een erkenning is gekregen, deze beslissing meedelen aan het Verenigd College.